Основные направления деятельности инспектора по кадрам (инспектора по работе со студентами):

– Ведение документации по учету студентов, связанной с зачислением, переводом, отчислением и выпуском.

– Сопровождение приказов по восстановлению, переводу, отчислению студентов, предоставлению академических отпусков, индивидуального плана, смены фамилии, о наличии вакантных мест, финансируемых за счет бюджетных ассигнований бюджета ДНР.

– Ведение базы данных студентов, анализ движения контингента студентов.

– Заполнение, хранение и ведение учета личных дел студентов, отчисленных и выпускников, внесение в них изменений, связанных с учебной деятельностью.

– Обеспечение сохранности документов, хранящихся в личном деле.

– Выдача дубликатов документов об образовании и иных документов строгой отчетности.

– Выдача справок о факте обучения, заверка копий документов.

– Подготовка документов к сдаче на хранение в архив по истечении установленных сроков текущего хранения.

– Подготовка ответов на запросы и письма юридических и физических лиц.

 

В отделе кадров хранятся:

— личные дела студентов, обучающихся в ГОУВПО «Донецкий педагогический институт»  в настоящее время;

— личные дела выпускников и отчисленных в течение последних 3-х лет, включая текущий год.

В отделе студентов оформляются и выдаются следующие документы:

— академическая справка (заказывается в деканате студентом);

— копии документов, находящихся в личном деле (оригиналы хранятся в личном деле в течение всего периода обучения);

— справка для предоставления в органы социальной защиты населения (при оформлении пособий на детей);

— справка для отчисленных и выпускников, подтверждающая период обучения в ВУЗе;

При смене фамилии необходимо подать заявление, оригинал и копию документа, служащего основанием для производства приказа в деканат своего факультета.

Отчисленные студенты могут получить оригиналы документов о предыдущем образовании (аттестат, диплом) при предъявлении следующих документов:

–  паспорт

– расписка

–  зачетная книжка

– студенческий билет

–  обходной лист

Выпускники могут получить оригиналы документов о предыдущем образовании (аттестат, диплом) при предъявлении следующих документов:

–  паспорт

–  диплом об окончании вуза (или обходной лист)

Это важно: оригиналы документов выдаются лично в руки или по доверенности, оформленной у нотариуса.