Расставлять приоритеты: 6 эффективных методов

Человек имеет определенные цели и стремится достичь успеха, но следует уметь отдавать предпочтения самому важному. Как это сделать — расскажем ниже

Раскрываем суть приоритетов

Часто люди оказываются в ситуациях, когда не справляются с запланированными делами. Они всегда спешат, раздражаются на окружающих и не понимают, как другие всё успевают.

И это касается не только повседневного быта — бывают ситуации, когда люди счастливы в семейной жизни, однако их не устраивает социальный статус или уровень доходов, так происходит неправильное распределение предпочтений между ценностями.

Приоритетами в жизни могут быть нематериальные вещи, которые играют роль в конкретное время, и благодаря им достигается желаемый результат.

Если преимущество будет на стороне материальной выгоды, то приоритетом будет смена работы.

Ставить перед собой цели — задача простая. Однако правильно определить то, что необходимо, бывает тяжело. Существуют народные правила определения приоритетов, которые помогают в трудных ситуациях шагать вперед. К ним специалисты относятся несколько скептически. Факт их наличия не позволяет нам пройти мимо этих советов.

• Рекомендуют делать то, что первое упадет в глаза. Идя на работу, много не планируйте. Придя к рабочему месту, занимайтесь тем, что стало вашей целью в первую минуту. Такой способ называют метод мишени.
• Не удивляйтесь, когда вам говорят, что вне очереди должны быть те дела, которые больше всего раздражают. Согласно методу скрипящего колеса, важным является то, что меньше всего хочется делать.
• Когда дедлайны погорели, время уже давно наступило на пятки, умения расставлять приоритеты определяется благодаря методу жареного петуха. В этом случае внимание уделять нужно тому, что просрочено, и откладывать этого дела больше нельзя.
• Один из самых приятных — метод лентяя. Это когда преимущество в работе отдается тому, что не напрягает, а приносит удовольствие. Более серьезные задачи откладываются на потом.

Перечисленные способы можно применять как и в частной, так и в рабочей сфере жизни.

Как сосредоточиться на цели и найти свое направление

Советов для составления планов и правильной организации времени существует много. Если прислушиваться к эффективности каждого из них, можно утверждать, что успех достигается крайне легко. Однако на практике все гораздо сложнее. Поэтому мы подготовили описание нескольких методов, чтобы вы смогли подобрать для себя лучший из них.

• Рекомендуем сначала оценить реальное положение дел. Старайтесь ставить перед собой задачи и не бойтесь планировать больше, чем сможете сделать. Такая ситуация всегда будет держать вас в тонусе.
• Метод расстановки приоритетов с оценки текущего состояния задач действенная тем, что вы сможете понять, на каком этапе развития находятся ваша жизнь прямо сейчас. Суть метода кроется в устном анализе или описании того, что происходит прямо сейчас. Старайтесь взглянуть со стороны на свою жизнь. Выделите положительные и отрицательные состояния и вносите коррективы.
• Используйте правило желаемых вещей через год. Постарайтесь представить свою жизнь через 365 дней. Спроецируйте свои действия, подумайте о том, как достигали поставленных целей. Оцените все, что привело вас туда. Постарайтесь отстраниться от реальности, а воображаемый опыт поможет понять: работает ваша стратегия или содержит ошибки. Тогда вы сможете определиться, двигаетесь в правильном направлении или для успеха вам нужно выбрать другие варианты.
• Используя «Обратное мышление», можно понять важность поставленных задач, благодаря списку дел. Для этого нужно работать с доской желаний, на которой выпишите главные цели. Отталкивайтесь от противоположного, то есть зачем вы достигаете чего-то, какой в этом смысл. Это позволит определить главные вещи.

Работа с доской желаний полезна тем, что она собирает все планы в одно место, и человек так понимает сразу, чего он хочет.

Фундаментальные основы расстановки приоритетов

Составляя планы личной жизни или пытаясь реализовать важные рабочие проекты, нужно всегда верно выстроить цели. Чтобы понять, что мы делаем так, а что неправильно, надо определиться, как расставить приоритеты в жизни. В основе такой работы будут критерии, которые и определяют ход нашей жизни.

Пользоваться можно достижениями других или создавать собственные стандарты. В последнем варианте важно, чтобы ориентиры признавали и уважали эксперты или близкие для нас люди.

В личной жизни также нужно производить критерии. Например, определиться, как лучше проводить свободное время, понять, что является отдыхом, а что лишь маскирует дополнительную нагрузку под него.

Обратите внимание

Разработайте принципы, по которым можно узнать ближайшее окружение. Тогда у вас не будет необходимости общаться с ненужными людьми.

Упрощайте свою задачу, группируя приоритеты в работе по следующим критериям:

1. Необходимо;
2. Желательно;
3. Возможно.

К первой группе будут зачислено все, без чего вы не можете обойтись. Если это связано с работой, то это должно вам приносить желаемый доход. Это личная жизнь? Тогда определитесь, без чего вы не сможете обойтись в этой сфере. К примеру, это может быть поддержка хороших отношений с близкими людьми.

Вторая группа — это все, что связано с вашим удовольствием. Таким образом, не всегда вы будете иметь выгоду, но моральный аспект дела будет приносить результат.

Третье — то, к чему вы равнодушны.

Рассмотрение эффективных методов

Благодаря 34 президенту Соединенных Штатов Америки — Дуайту Эйзенхауэру — мир получил способ расстановки приоритетов, который помогает определить цели и направить время в правильное русло. Используя матрицу Эйзенхауэра, мы группируем свои дела на четыре вида.

Сначала двумя стрелками мы делим лист на 4 части. В верхней части у нас будут срочные дела, а в нижней – не срочные. По правую сторону важные, а по левую — неважные.

Объединив все, мы получаем следующее:

1. Важные и срочные дела. Сюда обычно относят все дедлайны, ту работу, которая приносит наибольший доход, является для нас первоочередной. Эксперты советуют не перегружать первый сегмент более, чем 1-2 задачами, поэтому к структуризации нужно подходить крайне реалистично. Сюда относят, например важные деловые встречи, а в личном плане — поход к врачу при острой боли.
2. Вторую группу занимают неважные, но срочные дела. Это обычно то, что появляется внезапно и требует немедленного исполнения. Однако особой ценности не несет. Скажем, надо отправить поздравления коллегам по случаю профессионального праздника. Что касается частной жизни, то нужно как можно раньше исправлять ошибки, связанные с расстановкой приоритетов, чтобы не обидеть своих близких.
3. Следующий сегмент — это важные, но несрочные. Работа, к которой нужно отнестись ответственно, однако сроки ее выполнения не являются критическими. Сюда относим настройки контактов деловых встреч, чтения важной литературы, изучение языков и тому подобное.
4. К последнему виду — неважные и несрочные дела — можно отнести разговоры с друзьями, проведения досуга и тому подобное. Эта группа — ленивые занятия, которые существуют, чтобы «убить время».

Интересным способом расстановки целей является метод ABCDE. Он помогает понять, что такое приоритеты в жизни.

Для этого создайте список и относите дела к следующим категориям, где:

• А — важнейшая работа, обязательна к исполнению. Если эти дела не будут предприняты, следует ожидать серьезные последствия.
• В — важная, но без серьезных последствий работа.
• С — то, что желательно сделать. Не выполнение дел в этой группе принесет определенные последствия, но они не будут весомыми.
• D — сюда относятся задачи, которые можно отложить или поручить другому.
• Е — относите к этому виду то, что нельзя исключить и вообще не тратить, по возможности, на это время.

Суть успеха в том, чтобы уметь ограничивать себя в неважном для достижения результативности в более необходимых вещах. Принцип пирамиды приоритетов по этой теории базируется на определении степени важности заданий/дел.

Чтобы провести аналогию, можно воспользоваться примером горлышко бутылки, то есть узкого прохода, который мешает эффективной реализации работы.

В случае с пирамидой приоритет нужно определять так: насколько контрольная процедура может влиять на достижение конечного результата.

Пользуясь методом Парето, нужно делить дела в пропорции 20% на 80%. Согласно этой системе, 20 процентов прилагаемых усилий приносит 80 процентов успеха. И наоборот: 80 процентов работы приносит всего 20 процентов эффективности. Поэтому до 20% нужно отнести то, что, по вашему мнению, является самым важным, и сосредоточиться на выполнении. А до 80% относить второстепенные дела.

По системе GTD для планирования собственной эффективности нужно привлекать дополнительные устройства и системы, скажем, делегировать задачи.

Для этого составляйте списки и обязательно завершайте задачи сами или с помощью других людей, при этом указывайте сроки завершения. Лучше всего использовать для этого веб-заметки.

Главное — завершать все в срок, составлять расписание на день и в остальное время отдыхать.

Еще один метод — деловая игра «Принудительная расстановка приоритетов». Для этого вам понадобится от 3 до 10 участников.

Суть ее заключается в том, что, используя списки задач и критерии оценки важности каждой, группа должна прийти к единому списку приоритетов. Благодаря этой игре вы оцениваете каждый этап и каждое действие относительно других.

В конечном итоге вы составляете список по рейтингу и обсуждаете с каждым участником полученный результат.

Планируем день правильно

Согласно рекомендациям специалистов, день нужно разделить на три этапа — выделить срочные дела, средней срочности и совсем не срочные. Старайтесь выполнить всю важную работу в первой половине дня и не откладывайте дела на потом.

Важной предпосылкой успеха является анализ выполненных заданий. Составляйте списки, группируйте их по важности и оценивайте выполненную работу.

Это интересно

Чтобы говорить нет неприоритетной задаче, стоит выделить важные дела среди неважных. Не бойтесь отказывать выполнять ту работу, которая не будет приносить пользы. Тогда вы сможете сосредоточиться на главном.

Создайте себе напоминание о том, что неважные дела вас не касаются. Сделайте себе за правило хотя бы один месяц говорить ненужным обязанностям «нет» — тогда эта привычка закрепится.

Вспомогательная техника в организации времени

• ClearFocus подходит для приложений на операционной системе Андроид. Оно помогает контролировать своё время и распределять его на выполнение важных задач.
• Pomotodo — приложение китайских разработчиков как для IOS так и для Андроид. По принципу работы похож на первый сервис. Включает в себя 25-минутный таймер работы и 5-минутный на перерыв на отдых. Графики результативности в приложении помогут отследить свои успехи.

Источник: https://profylady.ru/articles/psikhologiya/kak-rasstavit-prioritety-v-zhizni-i-rabote-sovety.html

Как грамотно расставить приоритеты в жизни и получить результат 900%

Если ты когда-нибудь был в восторге от жизни, но сейчас тебе трудно найти свой путь, то следует задать себе вопрос: “А какие у меня были приоритеты в те времена, когда я ловил кайф от всего, что со мной происходит?”. Правильная расстановка приоритетов поможет тебе достигнуть ясности и не отдать свою жизнь на откуп обстоятельствам. Ты можешь направить жизнь туда, куда захочешь, так что дерзай, не будь тряпкой!

С необходимостью расстановки приоритетов приходилось сталкиваться практически всем. Это важный навык, который поможет улучшить качество жизни, подняться на новый профессиональный уровень. Существует большое количество методов планирования времени, все они работают. Важную роль играет неукоснительное соблюдение установок, следование рекомендациям, советам.

Почему расставлять приоритеты – один из 7 навыков высокоэффективных людей?

Обложка книги Стивена Кови “7 навыков высокоэффективных людей”

Человеческая жизнь состоит из повторяющихся привычек, которые формируют жизнь любого человека. А отведенное время ограничено. Если вы не будете отдавать себе отчет, не учитывать приоритеты – вы будете распыляться. Во всех начинаний результат будет, в лучшем случае, средним.

Вопрос правильного планирования личного времени хорошо раскрыт в книге Стивена Кови “7 навыков Высокоэффективных Людей”. Навык расстановки приоритетов следует прививать с детского возраста. Следование планам достигать важных целей, сохранять здоровье и семью, поддерживать свою физическую форму.Наиболее результативные способы Как правильно расставлять приоритеты представлены в статье.

6 рабочих инструментов для расстановки приоритетов

Правильно расставлять приоритеты – 1 из 10 самых значимых Soft Skill в 2019 году. Ниже мы рассмотрим 6 практических приемов для расстановки приоритетов в жизни, делах, саморазвитии.

Не разберетесь с очередностью и как отделять зерна от плевел – время утечет сквозь пальцы.

Инструмент #1. Изучение собственной жизни

Перед расстановкой приоритетов необходимо обрести контроль над ситуацией и своим временем. Человек должен разобраться в собственной жизни. Последний месяц – вспомните, как вы его провели!

Важно вызвать в памяти и записать все произошедшие за последнее время события. Фиксация времени, уделённого каждой сфере жизни, поможет оценить собственные приоритеты. Удовлетворённость своим времяпровождением – оцените!

Все важные сферы жизни (работа, личная жизнь, развитие, семья) необходимо занести в список и поставить напротив каждой строчки балл 1-10. 1 балл означает полную неважность, 10 – жизненная необходимость. После этого следует оценить свою удовлетворённость потраченным временем.

⛳️ Установка новых приоритетов. На следующем этапе следуют выявить отсутствующие цели и области. Сначала следует записать всё, что приходит на ум, отвечая на следующие вопросы:

1. самое важное для вас именно сейчас;
2. сфера, которой хотелось бы уделять максимум времени;
3. какой области следует уделять меньше внимания;
4. какие сферы требуют немедленного вмешательства (семья, доходы).

Все действия должны быть указаны в порядке от самого важного к наименее важному. Нового списка приоритетов следует неукоснительно придерживаться.

Инструмент #2. Представление себя через год

Представьте ситуацию, что вам нужно сделать выбор между тремя направлениями в жизни. Что делать?

При необходимости принятия сложного решения следует представить свою жизнь через год. Вы смогли достичь определённых целей, смотрите в прошлое. Усилить воображение поможет мысленное отстранение от настоящих проблем. Важно оценить, что получилось, а что нет, что помогло бы в реализации целей.

• представьте себя через 12 месяцев – чем вы занимаетесь, чего уже достигли;
• думайте о достижении целей;
• сформируйте список дел, которые способствовали бы достижению целей.

Практика называется – Упражнение мой идеальный день. Выписанные лист пожеланий позволяет взглянуть на свою жизнь совсем с другого ракурса, он поможет выявить эффективные и слабые методики. Использование этих данных поможет сменить приоритеты. Период может быть разным, представлять свою жизнь рекомендуется через год, 5, 7, 10 лет.

Инструмент #3. Обратное мышление

Методика «Обратное мышление» имеет мало общего с установлением наиболее приоритетных сфер. В данном случае следует сконцентрироваться на главном приоритете. Самое простое – завершить начатое к концу дня, в данном случае это будет самым важным. Выявить настоящую значимость этой цели поможет её сравнение с другими присутствующими в списке.

Менее главными целями могут считаться просмотр показателей бизнеса при составлении расписания. При размышлениях о долгосрочных вознаграждениях поможет сравнение важности дел. От возможности завершения проекта в срок зависят личная премия, данный фактор влияет на общие показатели фирмы.

Инструмент #4. Сбалансированная система показателей

Особенность методики обратного мышления заключается в возможности устанавливать цели, которые приносили бы результат одновременно в нескольких сферах.

???? Лучше справиться с заданием поможет фиксация на бумаге: обозначение целей и результатов; описание задач (завершение проекта, повышение продуктивности, что для этого нужно сделать); создание системы показателей и приоритетов.

При конструировании такой системы следует нарисовать 4 пересекающие окружности, обозначить цели. После этого следует оценить действия, приводящие к повторению пользы. Говоря другими словами, следует знать, что позволяет получать результаты одновременно в нескольких областях.

Удачная встреча с клиентом поможет ускорить завершение проекта и повысить заработок. Анализ работы коллектива обеспечит повышение производительности труда.

Описанный подход позволяет «убивать 2 зайцев одним залпом». Данный способ показывает эффективность при использовании в разных областях, явно прослеживается их взаимное влияние.

Более точная расстановка приоритетов достигается при условии вдумчивого анализа.

Инструмент #5. Матрица Кови

Одним из известных эффективных методов считается матрица Стивена Кови. Её применение позволяет не только расставить приоритеты, но и снизить уровень стресса. Напряжение уходит после осознания правильности выполняемых действий.

????‍♂️ В соответствии с эти методом лист бумаги необходимо разделить на четыре сектора, обозначить их следующими названиями: важно и срочно; важно и не срочно; не важно и срочно; не важно и не срочно.

В пустые квадраты следует занести все дела, первыми должны выполняться важные и срочные, аврал в данной сфере не допускается. Основной целью считается недопущение перехода важных и несрочных дел в первую категорию. Несоблюдение данного условия может привести к ошибкам, конфликтным ситуациям, оказывать негативное влияние на жизнь в целом. Последние 2 категории должны чётко фильтроваться.

Инструмент #6. ABCDE Брайан Трейси

Метод разработал Брайан Трейси, он основан на быстром мышлении, планировании и работе. Все его наработки нашли отражение в стратегии ABCDE. В соответствии с ней на листе бумаги необходимо выписать все дела, которые должны быть выполнены в течение следующего месяца.

Всем задачам присваиваются следующие статусы:

1. А — самые важные дела, выполнение которых играет важную роль для дальнейшей судьбы. Отсутствие действий по этим направлениям грозит утратой денег, статуса, здоровья, работы, даже жизни. Чаще всего такие дела не самые приятные, не самые простые. Все дела из этой категории должны также быть разделены по важности (А1, А2, А3).
2. B – дела в этой категории не могут сильно повлиять на жизнь, иногда ими следует пожертвовать в пользу более важных. В данную категорию относятся уборка по дому, ремонт и т.д.
3. С – последствия отсутствуют вне зависимости от выполнения дел или их невыполнения. Звонок другу или подруге не могут оказать влияния на жизнь.
4. D – дела могут быть делегированы кому-либо, что позволяет освободить время для выполнения более важных действий. Найм уборщицы, обслуживающего персонала считаются ярким примером.
5. E – дела, которые должны быть исключены. В данную категорию относятся конфликты, споры, компьютерные игры, бесцельное блуждание по интернету.

Советы для правильной расстановки приоритетов

Все советы можно условно разделить на 5 категорий-правил управления вниманием и расстановки приоритетов: составление перечня важных дел; выявление принципов и ценностей; выявление наиболее вредных привычек, которые отнимают много времени; установление целей для приоритетов; использование напоминаний.

Совет #1. Откажитесь навсегда от длинных To-Do списков

В соответствии с принципом Паретто незначительная доля усилий, средств и причин оказывает влияние на получаемые результаты. Максимум желаемого является результатом минимума производимых действий.

В первую очередь следует установить 20% главного, после этого следует выделить ещё 20%. Данного принципа следует придерживаться до получения самой важной вещи. В этом заключается основная цель расчистки списка целей.

Совет #2. Фокусировка в стиле Кунг-Фу

Перед тем, как приступить к новой цели, следует уметь вернуться в сделанное ранее до прерывания. Процесс возврата всегда требует некоторого времени, достижение этого возврата не всегда возможно, вызывает затруднения.

В соответствии с проведёнными исследованиями было установлено, что примерно 28% рабочего времени приходится на потери, возникающие при переключении между разными делами в режиме многозадачности.

График многозадачности не всегда приносит пользу, работающие таким образом люди отличаются большей подверженностью стрессам. Они склонны допускать ошибки, утрачивают способность реально оценивать время, требующееся для выполнения задания. Они всегда уверены, что времени нужно больше. При попытке выбрать одной задачи из нескольких наблюдается снижение требовательности к результатам.

Совет #3. Формируйте полезные привычки (routines)

Существует мнение, что успех приходит в результате долгого соблюдения дисциплины, что похоже на марафон. В действительности успех имеет больше общего со спринтом, дисциплина в данном случае важна только до формирования привычки.

Принуждение себя, проявление волевых качеств формирует определённый образ действий, который позднее трансформируется в привычку.

Соблюдение жёсткой дисциплины требуется только до формирования нового поведения, после чего ситуация меняется. Формирование навыков рекомендуется проводить постепенно. Успех также приходит поэтапно. Необходимо учитывать, что в один период времени следует формировать не более одной привычки.

Совет #4. Задавайте правильный вопрос

Перед постановкой задач с учётом их значимости следует ответить на Фокусирующий вопрос: «Какую одну вещь я могу сделать, чтобы в результате этого всё остальное утратило смысл?». Это поможет конкретизировать ситуацию.

Конструкция «могу сделать» включает встроенную команду, которая указывает на то, что делать можно только то, что возможно. Замена конструкции на «должен» и «хотелось бы» не допускается, эти варианты не считаются корректными. То что можно сделать, всегда имеет приоритет перед намерениями, даже если они благие.

Конструкция «чтобы в результате этого» раскрывает критерии, которые должны выполняться при получении ответа. Этот переход должен сохраняться. В последней части изречения проверяется сила воздействия.

Совет #5. Связка сегодня и будущего

Отдалённое во времени вознаграждение приводит к снижению мотивации. Большинство людей предпочитают взять сто долларов сейчас, чем ждать удвоения суммы в будущем. Их «искажение в настоящем» часто перевешивает логические установки. Несложный образ жизнь поможет переселить это.

Важно задать себе вопрос: «Какую одну вещь я могу сделать, чтобы всё остальное стало проще или вообще не нужно?» В данной ситуации необходимо вообразить разрастание большой вещи из маленькой. Основная цель располагается внутри вещи сегодняшнего дня, которая располагается в свою очередь внутри вещи на неделю.

Картина немного напоминает своеобразную матрешку целей. Целью упражнения считается увязка целей во времени, таким образом настоящее соединяется с будущим. Этот образ мыслей помогает обрести масштабное мышление при условии целенаправленного выполнения действий.

Совет #6. Планируйте без башни

Успешные люди занимаются планированием всего свободного времени, так как они осознают важность отдыха. После планирования следует выделить время для основной вещи. Лучшим периодом для этого считается утро, час следует уделить на разбор неотложных дел, после чего следует приступать к самому важному.

Ежедневно этому должно отводиться примерно 4 часа, временной промежуток может быть при наличии такой возможности увеличен.

На следующем этапе следует приступать непосредственно к планированию. Это время отводится на размышления о нынешнем положении дел и планах. Еженедельно под эти задачи должен быть отведён час, в течение этого периода должен проводиться обзор своих целей на месяц и год. Всегда важно знать, что необходимо делать или должно происходить для достижения поставленных целей.

Совет #7. Защищайте свое личное время

Выделение времени не считается самой сложной задачей, важно научиться выполнять поставленные цели. Очень часто нарушения планов связаны со звонками друзей, лишними разговорами. При этом важно следить, чтобы установленные временные блоки не сдвигались по времени.

При попытках занять ваше внимание, лишних разговорах следует твёрдо отказывать от незапланированного общения. При возникновении непредвиденных ситуаций следует перепланировать блоки.

Все возникающие при выполнении важных действий мысли следует записывать сразу, после чего следует приступать к действиям.

Важную роль играет подготовка рабочего места, оно должно располагаться в максимальном удалении от людей, которые любят отвлекать. Место должно располагаться максимально удобно, рядом должны быть все необходимые документы, папки и бумаги.

Покидать его разрешается только в случае необходимости, бегать болтать с коллегами или пить чай не следует. Все, кому вы можете понадобиться, должны быть заранее проинформированы о вашем месторасположении.

Совет #8. Учитесь отказывать вечно нуждающимся

Для защиты собственных интересов и приоритетов важно научиться твёрдо отказывать пожирателям времени. Этим навыком обладал Стив Джобс, он называл это свойство умением сфокусироваться.

На практике это проявилось в отказе от 350 продуктов в линейке компании до 10. Его стратегия привела к новому взлёту компании, в которую он вернулся в 1997 г. Разброс приоритетов может привести к снижению успешности в каждой сфере. Важно знать, что угодить всем невозможно, важно уметь концентрироваться на главном.

Дополнительная литература по теме

Тему растановки приортитетов хорошо раскрывают 3 книги:

• Жуковский Яко – «Как расставить свои приоритеты»;
• Глеб Алексеевич Архангельский. «Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы.»;
• Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок».

Источник: https://1timer.ru/lichnost/kak-rasstavlyat-prioritety/

Расстановка приоритетов. Как расставить приоритеты?

12.09.2016 10 361 0 Время на чтение: 15 мин. Рейтинг:

В этой статье я соберу всю ключевую информацию о том, как расставить приоритеты. Правильная расстановка приоритетов играет очень важную роль в жизни любого человека, она важна во всех сферах человеческой жизнедеятельности и в жизни в целом. Правильно расставленные приоритеты позволяют достичь больших успехов в любом деле, реализовать все свои жизненно важные цели и мечты.

Зачем расставлять приоритеты?

Расстановка приоритетов — это один из важнейших инструментов тайм-менеджмента — искусства управления временем. Очень часто люди ничего не успевают, не выполняют нужные дела, не достигают поставленных целей только потому, что не знают, как правильно расставить приоритеты.

Они бросаются выполнять все дела одновременно и в результате не могут выполнить качественно ни одно из них, тем более — самые важные и необходимые дела. Избежать этой ошибки и существенно повысить личную эффективность поможет правильная расстановка приоритетов.

Для начала давайте разберемся, что это такое.

Расстановка приоритетов — это сортировка всех стоящих задач по степени важности, для того чтобы выполнять их в порядке очередности, и для того чтобы самые важные, самые приоритетные дела всегда выполнялись в первую очередь и были выполнены.

Но на практике все не так просто… Если вы часто не успеваете сделать что-то важное, если вы постоянно откладываете важные дела на потом, если вы постоянно хватаетесь за несколько дел сразу — вам однозначно стоит задуматься о том, как правильно расставить приоритеты. И далее я предложу вам для этого целый ряд инструментов разной степени эффективности, из которых вы сможете выбрать и использовать те, что понравятся и подойдут конкретно вам.

Методы расстановки приоритетов

Итак, рассмотрим разноплановые методы расстановки приоритетов. Некоторые из них я уже более подробно расписывал в других статьях, поэтому буду давать ссылки — переходите по ним, чтобы ознакомиться детальнее.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — очень популярный и эффективный способ правильно расставить приоритеты, который активно обсуждается в различной литературе, на семинарах и тренингах личностного роста.

Суть этого метода заключается в том, чтобы распределить все необходимые задачи по двум критериям: по степени важности и срочности.

Таким образом, получается своего рода матрица — таблица, в которой приоритетность выполнения дел снижается от левого верхнего угла к правому нижнему.

Применяя матрицу Эйзенхауэра, можно практически полностью исключить вероятность того, что не будет выполнено какое-нибудь важное и срочное дело, а это уже не мало.

Подробнее об этом методе расстановки приоритетов читайте в отдельной статье с иллюстрациями: Матрица Эйзенхауэра.

Составление списков дел

Составление списков дел. Многие люди, думая о том, как расставить приоритеты, пользуются именно этим методом, потому что он очень простой, понятный и доступный.

Суть заключается в том, чтобы планировать свое время путем составления списков дел и следования этому списку.

При этом самые важные дела должны ставиться в начале списка, и далее, по мере убывания приоритетности.

Чтобы составление списков с целью расстановки приоритетов было максимально эффективным, следует придерживаться ряда правил. Подробнее об этом я писал в статье Как составить список дел?

Правило Парето

Правило Парето. Расставить приоритеты правильно можно и при помощи знаменитого правила (или закона) Парето. Суть его в том, что лишь 20% усилий приносят 80% результата и наоборот: 80% усилий приносят только 20% результата.

Расстановка приоритетов в этом случае очень проста: нужно выделить свои 20% самых эффективных дел (на основе анализа уже имеющихся данных) и сконцентрировать свои усилия именно на них.

Они будут являться для вас самыми приоритетными, а все остальные 80% — вторичными.

Подробнее о действии этого закона и его применении можно прочесть в статье Принцип Парето (Закон Парето). Правило 20/80.

Квадрат Декарта

Квадрат Декарта — довольно сложный метод расстановки приоритетов, требующий больше временных и умственных затрат, в сравнении с остальными, но зато и более точный, более эффективный. Лучше всего использовать этот способ для расстановки приоритетов в глобальном плане, например, на год, на несколько лет или даже на всю жизнь. Для ежедневного планирования он будет неудобен.

Как применять данный метод для планирования? Нужно каждую свою цель рассмотреть с четырех сторон:

• Что будет, если я это сделаю?
• Что будет, если я это не сделаю?
• Чего не будет, если я это сделаю?
• Чего не будет, если я это не сделаю?

Каждому вашему ответу можно придать определенный вес, и по сумме этих весов расставить приоритеты своей деятельности: от большей к меньшей.

Более подробно о такой методике с примером читайте в статье Квадрат Декарта — техника принятия решений.

Метод ABC

Метод АBC — очень упрощенный, а потому доступный способ расстановки приоритетов, который заключается в распределении всех своих дел всего на 3 категории важности:

• A — очень важные;
• B — не очень важные;
• C — совсем не важные.

Соответственно, дела из категории A будут иметь для вас наивысший приоритет, следом будут идти дела из категории B, и в последнюю очередь — дела из категории C. Несмотря на всю свою простоту, метод ABC практически полностью исключает возможность «потерять» и не выполнить важную задачу, поэтому его вполне можно использовать.

Олимпийская система

Олимпийская система. Расстановка приоритетов по этому принципу происходит путем последовательного попарного «соревнования» — сравнения задач с целью определения финалиста-победителя.

Допустим, у вас имеется 16 задач (число может быть любым, какое вам необходимо). Вы проводите между ними попарный «турнир» — 1/8 финала, выбирая из каждой пары более приоритетную задачу.

Остается 8 дел — им вы точно так же устраиваете 1/4 финала, в которой определяются 4 полуфиналиста. Затем 1/2 финала для определения 2 финалистов. И, наконец, финал, где определяется цель-победитель.

Она будет иметь для вас наивысший приоритет, второй полуфиналист — следующий по степени важности, четверть-финалисты — следующий и т.д.

Метод попарного сравнения

Метод попарного сравнения. Этот вариант расстановки приоритетов похож на предыдущий, но немного сложнее, поскольку сравнивать задачи здесь необходимо по нескольким критериям, наиболее важным для вас. Каждому из таких критериев удобно придать свой вес, допустим, по шкале от 1 до 5.

Например, вы выбираете, куда вложить деньги, что для вас приоритетнее. И сравниваете варианты по 3 критериям: доходность, доступность, риск. Выбираете между 4 вариантами: банковский вклад, ценные бумаги, валюта, золото. Сравниваете все эти варианты попарно между собой по каждому критерию по-отдельности.

Таким образом, у вас получается самый доходный вариант, самый доступный и самый наименее рисковый. Если риск для вас имеет наибольший вес, а доступность — наименьший, то главный приоритет получается у наименее рискового способа, затем идет самый доходный, а затем — самый доступный.

Если по каким-то критериям результаты совпали — вообще отлично, «победителя» видно сразу.

Приоритет взаимного влияния

Приоритет взаимного влияния. При использовании этого метода расстановки приоритетов расписываются все стоящие перед человеком задачи и оценивается, как их выполнение влияет друг на друга.

Например, на цель «купить квартиру» влияют цели «найти новую работу», «повысить квалификацию», «создать источник пассивного дохода».

Это удобно делать, нарисовав все цели в кружочках и соединив их между собой стрелочками.

Наивысший приоритет будет иметь та цель, на которую влияет наибольшее количество других, то есть, к которой ведет наибольшее количество стрелочек. И так далее.

Вклад в глобальный цели

Вклад в глобальные цели — Метод расстановки приоритетов, полностью противоположный предыдущему. В этом случае начинать стоит так же, как и метод взаимного влияния, только наивысший приоритет ставится не той цели, к которой ведет наибольшее количество стрелок, а той, от которой отходит наибольшее их количество.

То есть, наивысшим приоритетом будет обладать не глобальная цель, а та задача, выполнение которой будет способствовать достижению большего количества глобальных целей.

Метод многофакторного анализа

Метод многофакторного анализа. Этот способ расставить приоритеты можно отнести к самым сложным, но и наиболее точным.

Здесь необходимо выделить ряд факторов, по которому вы будете сравнивать свои задачи и выставить каждому делу оценки по каждому фактору, допустим, по 5-бальной шкале.

Удобно все это оформить в виде таблицы, где по вертикали будут стоять ваши задачи, а по горизонтали — факторы оценки.

В итоге расстановка приоритетов будет происходить по убыванию суммарного бала каждой задачи.

Другие методы расстановки приоритетов

Ну и в заключение, говоря о том, как расставить приоритеты, хотелось бы вспомнить и т.н. «народные методы», от некоторых из них произошли всем вам известные крылатые фразы. Обращаю ваше внимание на то, что это неправильные, неэффективные методы расстановки приоритетов, просто решил их упомянуть, чтобы показать, как не надо делать.

• Метод мишени — делать то, что первым попадется на глаза: вижу цель — стреляю.
• Метод скрипучего колеса — делать то, что больше всего раздражает (например, начальник «капает на мозги» какой-то работой — значит, она в наивысшем приоритете).
• Метод жареного петуха — высший приоритет — это когда уже «жареный петух клюнул», то есть, когда уже сильно прижало, и дальше оттягивать нельзя.
• Метод лентяя — в первую очередь делать то, что проще всего, что не напрягает, а сложные и серьезные дела откладывать до последнего.

Также хочу напомнить вам про правило 2 минут, которое говорит о том, что если на выполнение любого дела требуется менее 2 минут, то его следует выполнить тут же, моментально. Применение на практике этого правила позволит вам избежать скопления огромной кучи невыполненных мелких задач.

Теперь вы знаете, как правильно расставить приоритеты. Как видите, методов множество (и это еще не все, лишь самые популярные). Выбирайте, что вам больше нравится, и действуйте.

Можно идти по принципу «от простого к сложному», то есть, сначала расставлять приоритеты каким-то более простым способом, потом постепенно переходить к более сложным и эффективным.

Желаю вам успехов в освоении тайм-менеджмента и повышении личной эффективности! Увидимся на Финансовом гении!

Источник: https://fingeniy.com/rasstanovka-prioritetov-kak-rasstavit-prioritety/

Как расставить приоритеты в жизни и в работе

Когда вы научитесь правильно расставлять приоритеты – шикарная жизнь вам обеспечена. Сейчас мы опишем главные методы расстановки приоритетов.

Одна из самых больших проблем на работе и личной жизни – неправильно расставленные приоритеты. Рабочие нагрузки стремительно растут, и всё кажется важным. Однако истина в том, что часть работы, которую мы выполняем каждый день на деле выполнять не нужно, по крайней мере сразу.

Научиться расставлять приоритеты – значит иметь больше времени каждый день, которое так ограничено. Это один из краеугольных камней производительности, и правильно расставленные приоритеты могут помочь по всем – от тайм менеджмента до баланса между работой и личной жизнью.

• Сама суть приоритизации проста (нужно просто знать, какие дела необходимо выполнить, как их ранжировать), на самом деле это далеко не простой навык.
• Чтобы упростить задачу, мы собрали в один список несколько лучших стратегий о том, как расставить приоритеты на работе и личной жизни.
• ❶

1. Запишите всё в основной список, а затем разбейте его на месячные, еженедельные и ежедневные цели

Расстановка приоритетов происходит на разных уровнях. У вас есть дела, которые нужно сделать сегодня. Цели, которые вы ставите на этой неделе. И цели, которых вы достигли в предыдущем месяце.

К сожалению, эти списки не всегда совпадают. Слишком легко по умолчанию вернуться к тому, что кажется срочным, и игнорировать тот факт, что это не приближает вас к вашим более крупным приоритетам. Поэтому, прежде чем вы сможете научиться расставлять приоритеты в своей повседневной работе, вам нужно всё сложить в одном месте.

Начните с составления основного списка или плана на год – документа, туду-списка или листа бумаги, где будут храниться все текущие и будущие задачи. Подробной этот способ приоритезации описан в методологии «Get Things Done» (GTD) Дэвида Аллена – пятиэтапный процесс на страницах его книги.

Когда вы собрали все задачи в одном месте, пришло время разбить их на ежемесячные, еженедельные и ежедневные цели.

Ваш ежемесячный список вытекает из основного списка всех целей или вашего годового плана. Ваш еженедельный список извлекается из вашего ежемесячного списка. И так далее. Таким образом, вы знаете, что ваши ежедневные приоритеты совпадают с вашими большими целями.

Устанавливая свои приоритеты, старайтесь не залипать не те дела, которые вы поставили. Будьте гибкими приследуя основные цели. Главное убедиться, что вы расставляете приоритеты для более эффективной работы над основными целями.

Заполняя разные списки, помните принцип Парето, или правило 80/20, которое гласит, что 20% ваших усилий, как правило, дают 80% ваших результатов. Ищите те задачи, которые могут быть «задачами по Парето», они принесут вам реальные результаты.

1. ❷

2. Отделите срочное от важного с помощью матрицы Эйзенхауэра

Легко сказать, что вы должны научиться расставлять приоритеты в работе, чтобы это принесло максимальные результаты, но как на самом деле это сделать?

В некоторых случаях все сводится к опыту. Но когда вы не уверены, матрица Эйзенхауэра – идеальный инструмент для использования.

Разработанная бывшим президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, матрица представляет собой простую схему из четырех квадрантов, ответы на которую помогают вам отделить «срочные» задачи от «важных».

При рассмотрении вопроса о том, как лучше расставить приоритеты для задач, спросите, в какой из квадрантов они лучше всего подходят. Затем выполните соответствующие действия:

1. Срочно и важно: выполните их как можно скорее.
2. Важно, но не срочно: решите, когда вы это сделаете, и запланируйте это.
3. Срочно, но не важно: делегируйте эту работу кому-то другому.
4. Ни срочно, ни важно: удалите их из своего спика и забудьте о них.

• ❸

3. Оцените свою работу по истинному приоритету с помощью метода Айви Ли

Иногда, несмотря на все наши усилия, мы получаем огромный список неотложных и важных задач, которые нам необходимо выполнить. В этом случае нам нужно найти способ копать глубже и найти их истинное значение.

Один из лучших способов был разработан более 100 лет назад консультантом по производительности Айви Ли. Так называемый метод Айви Ли – это смехотворно простой способ установить приоритеты в вашей повседневной жизни.

Вот как это работает:

1. В конце каждого дня запишите шесть самых важных вещей, которые необходимо выполнить завтра. Каждая мини-цель около 30-45 минут максимум. Не записывайте более шести штук.
2. Расставьте приоритеты этих шести пунктов в порядке их истинного значения.

3. Когда наступит следующий день, сконцентрируйтесь только на первом задании. Работайте до тех пор, пока не закончите первое задание, а затем переходите к следующему.
4. Подойдите к остальной части вашего списка таким же образом.

   В конце дня переместите все незавершенные дела в новый список на следующий день.

1. Повторяйте этот процесс пока срочное не завершится, затем старайтесь вернуться к первому методу.

2. Ограничение себя шестью задачами (или меньше) каждый день создает рамки, которые вынуждают вас правильно расставлять приоритеты и оставаться сосредоточенным, выполняя одну задачу в своём списке.
3. ❹

4. Разделите цели со схожими приоритетами, используя метод ABCDE

Хотя метод Айви Ли отлично подходит для определения приоритетности ежедневных намерений, есть ещё одна неясная часть: откуда вы знаете «истинную важность» цели?

Самой большой сложностью, когда речь идёт о том, как расставить приоритеты, является различие между целями, которые, как кажется, находятся на одном уровне важности.

Вот где метод ABCDE Брайана Трейси делает своё дело. Вместо того, чтобы держать все цели на одном уровне приоритета, этот метод предлагает два или более уровня для каждой цели.

Вот как это работает:

• Просмотрите список и дайте каждому заданию букву от А до Е (А является наиболее приоритетным).
• Для каждой задачи, в которой есть буква A, присвойте ей номер, который определяет порядок выполнения.
• Повторяйте, пока все задачи не получат свои буквы и цифры.

Опять же, это обманчиво простая стратегия расстановки приоритетов.

Хотя в большинстве случаев почти невозможно провести различие между целью B1 и целью A3, назначив каждой небольшой цели несколько уровней приоритизации, вы получите четкое представление о том, что действительно важно для вас.

• ❺

5. Начните день, съев «лягушку»

Как только вы расставили приоритеты в своей жизни или работе (какой бы метод вы ни выбрали), пришло время выбрать правильный способ для начала дня.

То, как вы начинаете день, задает тон всему остальному. И часто, выполняя большую, но важную задачу, вы получаете импульс, вдохновение и энергию для продолжения движения.

Вот почему огромное количество экспертов по продуктивности предлагают тратить время на выполнение наиболее важной задачи (лягушки) каждый день.

Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади. Марк Твен

Размышляя о том, как расставить приоритеты в вашей повседневной работе, попробуйте включить одну из этих «лягушек» в начало списка.

Хотя я сам, люблю начинать день с простых дел, чтобы втянутся в будни. А затем с кофе уже делаю самые важные замыслы.

1. ❻

6. Избавьтесь от «достаточно хороших» целей с помощью стратегии Уоррена Баффета с 2 списками

Неважно, насколько вы эффективны и действенны каждый день, если вы работаете над неправильной целью. Вот почему полезно периодически переоценивать свои долгосрочные цели и приоритеты, чтобы убедиться, что вы все ещё на правильном пути.

Вот один отличный способ сделать это от инвестора-миллиардера Уоррена Баффета.

Как гласит история, Баффет провел своего личного пилота через этот процесс, чтобы помочь ему расставить приоритеты в своих карьерных целях.

Первый шаг – записать свои 25 желаемых целей. Это могут быть жизненные цели, карьерные цели, образовательные цели или все, на что вы хотите потратить своё время.

Наконец, любая цель, которую вы не обвели, попадает в список «избегать любой ценой». Вместо того, чтобы работать над этими целями, когда у вас есть время, вы должны активно избегать их. Это задачи, которые кажутся достаточно важными, чтобы заслуживать вашего внимания. Но это не двигает вас к вашим долгосрочным приоритетам.

• ❼

7. Имейте в виду заблуждение затрат. Лошадь сдохла – слезь

Выполняя эти упражнения по определению приоритетов, важно помнить, что нужно проявлять гибкость. Никто не знает будущего, а расстановка приоритетов и планирование на самом деле просто гадание.

Иногда вы можете расставить приоритеты только для того, чтобы изменить ожидания или результаты. В таком случае трудно не разочароваться.

Люди особенно восприимчивы к «невозвратным затратам» – психологическому эффекту, когда мы чувствуем себя вынужденными продолжать что-то делать только потому, что мы уже вложили в это время и усилия.

Но реальность такова, что независимо от того, на что вы тратите своё время, вы никогда не сможете вернуть это время назад. И любое время, потраченное на работу в направлении неправильного приоритета, является просто потраченным временем.

Приоритеты – великая вещь. Но, иногда, наши усилия лучше направить на смену лодки, чем пытаться устранить утечку.

Приоритеты – великая вещь. Если вы правильно расставите приоритеты в своей работе, вам гарантирован хороший день. Удивительное чувство, когда в конце рабочего дня ты осознаешь, сколько важного успел сделать. Но это не всегда возможно.

Задачи занимают больше времени, чем ожидалось. Вмешиваются различные обстоятельства. А наши дни наполняются встречами и разговорами.

Источник: https://goal-life.com/page/method/kak-rasstavit-prioritety