Gtd система управления своим временем

gtd система управления своим временем

Привет. В посте, где я рассказывал про то, как использую Macbook Air я обещал вам, что расскажу об инструменте, который применяется в моей жизни для тайм-менеджмента. Это некая программа, которая ставится на Os X, но владельцам Windows не стоит переживать, я дам вам ссылку на аналогичный инструмент для вашей операционной системы.

Вообще все началось  с поиска идеального инструмента по учету финансов. По предыдущей ссылке вы поймете, что я нашел его, возможно и вы согласитесь со мной. Но вот идеальный инструмент по тайм-менеджменту мне пришлось искать почти 5 лет. Нет, я не нашел прям идеальный инструмент, но я нашел близкое к этому, что-то стремящееся к совершенству.

При выборе инструмента, мне требовались следующие функции:

  • Легкость программы/сервиса. Мне нужно, чтобы инструмент загружался моментально, не был перегружен ненужным функционалом, который сильно усложняет, «мудрит» процесс и отвлекает от главного.
  • Возможность контролировать множество проектов. Я веду много проектов. Мне нужно постоянно контролировать кучу разных задач по каждому проекту. По этой причине нужно было найти то, что позволит ничего не забывать, доделывать задачи в срок.
  • Контроль над задачами, которые делегированы другим. Я работаю с несколькими коллегами, приходится поручать им делать определенную работу и следить за тем, чтобы они все сдавали вовремя и не забывали о поставленных задачах.
  • Синхронизация с iPhone, чтобы ничего не забывать, а также добавлять задачи, когда я не рядом со своим макбуком.
  • Возможность создания повторяющихся задач, рутинных работ. Например, каждый месяц до 25-го числа я должен подать показания счетчиков, в начале месяца заплатить за кварплату и т.д. То есть возникает напоминалка, выполнил ее и она автоматически «перебрасывается» в следующий месяц.
  • Фокус на определенных типах задач. Когда задач много, нужно как-то сфокусироваться на чем-то, отбросив лишнее. Это позволяет не отвлекаться на ненужное и сосредоточиться на главном.
  • Понятный и удобный интерфейс.

Это программа Things (я слышал, что есть подобная программа, которая также поддерживается и в Windows, это Doit.im).

Я перепробывал кучу инструментов как для Mac, так для Windows, не говоря уже для iPhone и iPad. Это Evernote, OmniFocus, Wunderlist, Clear, ToDo, бумажный блокнот и многое-многое другое.

Несомненно, я использую Evernote, но он у меня, как склад знаний, для тайм-менеджмента не прижился как-то. И вообще Things тоже не совершенен, я бы допилил его, по крайней мере для себя, возможно кому-то еще понравится.

Может у кого завалялся миллиончик деревянных и запустим стартап совместный? Сделаем идеальный инструмент по тайм-менджементу? ????

Things — это программа построенная по принципу GTD (Getting things done). Я настоятельно рекомендую вам прочитать книгу Девида Аллена «Как привести дела в порядок». Так вот Things — это как раз та программа, которая позволит следовать рекомендациям книги в электронном варианте.

В мои руки попала замечательная статья по тайм-менеджменту на Mac Os. Ознакомьтесь, там очень много чего интересного. Также я вам советую распечатать или просто сохранить себе вот эту картинку (по книге «Как привести дела в порядок»):

  • gtd система управления своим временем
  • Вот так выглядит интерфейс программы Things:
  • gtd система управления своим временем

Как видите еще все «полупусто», я только сейчас по-тихоньку перехожу полностью на Things. До этого использовал сразу несколько инструментов.

Папки в Things

«Входящие»

gtd система управления своим временем

Сюда складывается все, что нужно сделать, но нет времени/возможности отсортировать по нужным папкам. Как мы определяемся, куда кинуть задачи в этой папке, просто перетаскиваем их в небходимое новое место и все.

«Сегодня»

gtd система управления своим временем

Тут собраны те задачи, которые нужно выполнить сегодня. Обычно я смотрю эту папку с утра, чтобы ничего не упустить.

«Следующие»

gtd система управления своим временем

Обычно я сюда заглядываю, когда все задачи на сегодня выполнены и у меня есть желание заняться будущими. Ведь опережая время, мы добиваемся большего, чем сами планировали.

«Планы»

gtd система управления своим временем

Тут у нас оказываются запланированные задачи.

«Потом»

gtd система управления своим временем

Сюда заносим те задачи, которые запланированы на когда-нибудь. Появилась идея прыгнуть с парашюта когда-нибудь, записали. Когда-нибудь написать книгу, пожалуйста. Самое главное, чтобы эти задачи так и не остались лежать в папке «когда-нибудь», а совсем скоро превратились в задачу с четко поставленной датой.

«Проекты»

gtd система управления своим временем

Тут отображается прогресс проектов относительно выполненных работ.

«Активные проекты»

gtd система управления своим временем

Здесь я создаю проект. Добавялю все задачи, которые нужно выполнить по нему, главное стараюсь писать четкие, конкретные даты, чтобы выскакивало «в напоминалках».

Также очень удобно создавать периодические задачи, допустим каждый месяц такого-то числа нужно отправить отчет клиенту. Отправил, нажал на галочку, задача переместилась в следующий месяц. Очень удобно.

Опять же при необходимости можно переносить задачи по другим папкам. В этом плане все интуитивно понятно.

«Области»

Что-то похожее на «Проекты». Тут можно создать какие-то временные промежутки по желанию. Например, в область «Месяц» я записываю то, что нужно выполнить в течении месяца. Раз в неделю просматриваю эту область и раскидываю задачи по датам. Также можно планировать что-то глобальное.

«Контакты»

Сюда добавляете людей, которым вы что-то поручаете, делегируете свои задачи. Любую ранее составленную задачу, например, если она даже находилась в папке «Потом» можно просто перетащить на имя исполнителя и она появится в папке с его именем. Вот эти подобные «перетаскивания» очень сильно упрощают работу с программой.

Позже мы можем кликнуть на имя исполнителя и видеть все задачи, которые висят на нем. Также можно проставлять сроки и прочее. Таким образом, если даже ваши коллеги что-то забудут, вы точно ничего не забудете. Когда висит какая-то задача на сегодня, вас будет доставать подобные цифры (лично меня они очень раздражают и очень хочется быстрее выполнить задачи):

«Журнал»

Тут хранятся все выполненные задачи. Можно проанализировать свою активность, своих сотрудников и прочее.  А в «Корзине» лежат удаленные задачи.

Теги в Things

Помимо этих папок в этой замечательной программе, есть еще и метки. В начале я не использовал их, вообще не знал, для чего они. Но, как оказалось, они очень удобные.

Допустим, у меня есть проект WPnew.ru. Там куча разного плана задач: что-то подкорректировать, написать статью на такую-то тему, что-то придумать, добавить и прочее. И, когда делаешь фокус на проекте, я вижу «кучу-малу». Но когда, мы присваиваем задаче еще метки (по необходимости), то все раскладывается по полочкам.

Допустим, мне нужно написать статью на свой блог, я не знаю, на какую тему. Я просто захожу Проекты -> WPnew.ru и использую фильтр тега «Статья», остаются только названия статей, которые я набросал раньше:

Например, идея о данной статье тоже находилась там. Вообще, там список довольно большой, обычно во время написания поста мне приходит в голову об еще 2-3 х постах. Раньше я подобное записывал в Evernote, но Things оказался инструментом еще проще и удобнее. Если у вас уже есть какие-то идеи/наброски по статье, допустим, можно использовать «Заметку». Заметки можно создавать в любой задаче.

Также у меня есть теги «Лягушка», «15 мин.», «Высокий приоритет» и прочее. Например, когда у меня есть минут 15 до определенного следующего действия, я открываю все задачи и использую тег «15 мин.». Если таких задач много, то я начинаю с тех, у которых стоит метка «Высокий» (имеется ввиду приоритет).

Выводы

Вообще, программа очень удобная, особенно нравятся его простота, а также всякие «горячие клавиши». Например, метки можно присваивать очень легко. Нажал на пробел, создается новая задача, записал ее, сразу же на нажал на цифру «1» и данной задаче присвается та метка, которая привязана к данной цифре.

Минусы Things:

  • Цена. К сожалению, относительно очень дорогой софт. На мак стоит 1690 рублей (на сегодня). Правда бывают иногда распродажи. Также версию для iPhone мне пришлось покупать отдельно, отдал в районе 400 рублей, по-моему, за нее.
  • Отсутствие календаря. Было бы очень классно, если был бы еще календарь вшит, что-то вроде календаря Мака по умолчанию. Из-за этого приходится прибегать к сторонним инструментам.

Things очень хорош. Мне он безумно нравится с каждым днем больше и больше. Но, что ни говори: самый идеальный инструмент для тайм-менеджмента был бы бумажный блокнот, который синхронизируется с iPhone. Разработчики, услышьте меня и создайте подобное чудо. ????

А чем вы пользуетесь для планирования своего времени?

Источник: https://wpnew.ru/new-level/taim-menedjment/organizaciya-vremeni-os-x.html

Система GTD – плюсы и минусы для вашей продуктивности

gtd система управления своим временем

Любопытнейший парадокс — сознание человека хорошо справляется с генерацией новых мыслей, а вот с хранением старых частенько дает сбой. Мы слишком часто забываем даже простую информацию — например, купить что-то в магазине или куда положили ключи. Вам это знакомо? Что ж вы не одиноки. И если мы забываем даже такие простые вещи, то что уж говорить про выполнение задач и высокую личную продуктивность.

В компании Goalton.com мы по роду своей деятельности уделяем крайне высокое внимание любым методам повышения персональной и командной продуктивности. Для нас стало нормой постоянно искать и тестировать как самые новые методики в этой области, так и достаточно хорошо раскрученные старые.

И сегодня мы хотим рассказать о тех нюансах, плюсах и минусах, которые мы испытали на себе, применяя подход GTD.

Как обычно, наши эксперты сделали для вас максимально концентрированную выжимку, чтобы к концу статьи вы достаточно хорошо разбирались в этом вопросе и могли бы стать хоть чуточку эффективнее.

Основная идея

Итак, суть метода GTD основана на базовом постулате о том, что человеку трудно достигать своих целей если его голова занята потоком входящей информации.

Мыслей, задач и попросту внешних отвлекающих факторов в нашей жизни порой бывает так много, что сконцентрироваться на главном бывает крайне тяжело.

Поэтому Дэвид Аллен предложил не держать в голове большой объем информации, а освободить свой разум для непосредственной работы и постараться перенести всю информацию на внешний носитель, предварительно структурировав ее определенным образом.

gtd система управления своим временем

Влияние потока входящей информации по мнению Д.Аллена

Команда методистов компании Goalton.com полагает, что такой взгляд на организацию работы вполне оправдан.

Для успешных людей запись своих мыслей и списка действий является непреложным фактом, и именно поэтому блокнот и ежедневник уже давно стали символами успешных бизнесменов.

Первое что вы должны сделать чтобы успевать больше — это разгрузить свою голову. Просто перенесите пчелиный рой задач из головы на любой внешний носитель.

Читайте также:  Саморегуляция в психологии: методы и приёмы

Последнее десятилетие подарило нам новый виток развития компьютеров – они наконец-то стали по настоящему персональными, легкими, миниатюрными и вы можете иметь доступ в глобальную сеть или к облачным сервисам практически из любой точки планеты. Удобное программное обеспечение делает запись своих проектов и задач простым и наглядным вне зависимости от того предпочитаете ли вы использовать ментальные карты (mind maps) или создавать списки дел (todo lists).

Чтобы освободить голову и записывать дела, достаточно установить себе удобный таск-менеджер или воспользоваться облачным сервисом, например Goalton, Remember the milk, Asana или Todoist.

Мы абсолютно согласны с автором GTD в том, что человек стремящийся к высокой личной продуктивности должен взять под свой полный контроль управление рабочим процессом.

Этот процесс состоит из нескольких последовательно выполняемых действий — сбор и обработка данных, удобная организация собранной информации по проектам, возможность совершать периодические обзоры и принятие решений о необходимости осуществления тех или иных действий. Чуть позже мы еще вернемся к этому процессу, а пока проиллюстрируем его наглядной схемой.

gtd система управления своим временем

Практика планирования

После того как вы выгрузите из своей головы все что в ней накопилось, вам необходимо разобрать это по кучкам.

Поэтому второй постулат Аллена к планированию своего времени опирается на так называемую шестиуровневую модель обзора своей работы.

Фактически автор GTD говорит о том, что человек должен уметь посмотреть на свои дела с высоты птичьего полета. Для этого он предлагает выделить 6 уровней перспективы взгляда:

  • Текущие дела
  • Текущие проекты
  • Круг обязанностей
  • Ближайшие 1-2 года
  • Пятилетняя перспектива
  • Ваша жизнь в целом

Методика GTD рекомендует с заданной частотой совершать обзоры каждого уровня для того, чтобы более правильно распределять приоритеты своих дел. И хотя мы считаем такой подход несколько упрощенным, все же мы скорее согласны с данным утверждением. Пожалуй, наиболее важная рекомендация методистов Goalton.

com в данном аспекте состоит в том, чтобы перевернуть этот список вверх ногами и начать планирование своих дел именно с постановки целей на жизнь в целом. Трудно ли это? Еще как! Но именно такая постановка вопроса дает вам толчки к кардинальному изменению вектора собственного развития.

Ведь если изо дня в день вы упорно делаете одно и то же, то почему ваш результат должен измениться?

Немного о целях

Взгляните на себя со стороны и постарайтесь честно ответить на несколько вопросов – довольны ли вы своей жизнью? Достаточно ли высоким является ее качество? Устаете ли вы к концу рабочего дня или наоборот подпитываетесь дополнительной энергией? Хотели бы вы и через 10 лет заниматься тем же самым? Как по вашему выглядит жизнь идеального человека?

Это безусловно более философский взгляд на вашу жизнь и он требует здравого и беспристрастного отношения, но ведь это ваша жизнь и для того чтобы в конце пути испытать радость, вам абсолютно необходимо задать себе правильные ориентиры.

Под такими ориентирами мы понимаем определение конкретных характеристик, которыми вы должны обладать. Точнее не просто «вы», а «лучший вы».

Как только вы осознаете концепцию «лучшего себя», вы сразу поймете что стать лучше без особых действий у вас не получится.

Особые действия – это то, чего нет в вашем обычном распорядке, это новые, целенаправленные действия, например учебные курсы или занятия с тренером. Они всегда требуют усилий. В Goalton.

com мы называем такой подход декомпозицией – берем цель верхнего уровня и начинаем ее дробить на составные части, потом составные части разбиваем на еще более мелкие шаги, до тех пор пока не получим набор абсолютно элементарных действий, которые абсолютно ясны по сути и имеют четкую формулировку длительности по времени.

Такие действия нельзя не выполнить и собственно из них и должен состоять ваш список дел. Если вам интересна эта тема познакомьтесь с нашей статьей о принципах успеха на Спарке.

Метки и контексты на практике

Но вернемся к идеям Дэвида Аллена. Похоже ли описанное выше на GTD? К сожалению, лишь отчасти. Мы полагаем, что методика Getting Things Done является скорее реактивной, в то время как предлагаемый нами подход планирования правильнее считать проактивным. В чем разница?

Дело в том, что реактивный подход как это следует из его названия является реакцией на некоторые события. В частности в методе GTD очень активно пропагандируется использование так называемых «контекстов», то есть условий при которых вы выполняете определенные действия. В мире есть много разновидностей программного обеспечения, страдающего именно от перегруженности контекстами.

Что есть контекст? Это некие метки, которыми вы помечаете те или иные задачи. Фактически речь идет о методе группировки задач по данному признаку. Поясним на простом примере – некоторые задачи вы помечаете меткой (контекстом) «Джон» и когда встречаете Джона, то обсуждаете с ним именно эти задачи.

Это выглядит крайне удобным, потому что теперь вы точно не забудете задать ему ни один свой вопрос.

Аналогично вы можете помечать задачи контекстом географического места, например «головной офис» и занимаетесь решением определенных задач именно тогда когда оказываетесь в месте под названием «центральный офис».

gtd система управления своим временем

Пример реализации методики GTD в Goalton.com

Также вы можете создавать отдельную группировку дел в зависимости от имеющегося в вашем распоряжении количества свободного времени. Например, на скриншоте выше вы видите списки дел разбитые по их длительности:

  • дела на 5 минут
  • дела на полчаса
  • дела на 1 час
  • дела на 3 часа

Теперь, если у вас образовалось полчаса свободного времени, то следуя методу GTD вам достаточно лишь взглянуть в соответствующий раздел «полчаса» и выбрать оттуда одно дело, за которое вы и возьметесь. Например, вы можете проверить слайды в вашей презентации.

В целом, метод Д. Аллена крайне прост и потому имеет тысячи поклонников во всех уголках земного шара. Сначала вы помещаете все дела в папку Входящие (INBOX), а затем периодически распределяете эти дела либо по контекстам местоположения, либо по контекстам людей, либо по наличию времени.

В отдельные папки вы помещаете просто справочные материалы или попадающиеся вам полезные ссылки. В дальнейшем вы всегда сможете вернуться к ним, чтобы принять решение надо ли с ними что-то делать. Если вы поручили какое-то дело коллеге, то просто перенесите его в папку «Делегировано».

Как видите, применять метод GTD используя, например Goalton.com невероятно просто! А с учетом того, что система имеет ряд справочников, например адресную книгу ваших контактов и встроенный календарь, управлять делами становится совсем легко и удобно.

Поговорим о минусах GTD

Применять предложенный метод просто и он действительно дает отличные результаты с первого дня его использования. Но давайте немного покритикуем его для того чтобы быть объективными и добиться большей эффективности в работе.

Итак, если вы совсем плохо организованный человек, у которого все валится из рук, вы ничего не успеваете и все время забываете сделать что-то важное, то метод будет безусловно хорош. Он действительно приведет ваши дела в порядок и результаты станут видны довольно скоро. Но помните, что это — реактивный метод, то есть вы реагируете на внешние события.

В проактивных методах, приверженцами которых является команда Goalton.com центральное место отводится не контексту, а вашим Целям (англ. Goal – цель), вне зависимости от того являются ли эти цели личными или рабочими.

Иными словами мы считаем, что если вы определили некую важную цель и присвоили ей повышенный приоритет, то вы должны брать задачи из вашего списка и выполнять их, не взирая на подходящие внешние условия, а отталкиваясь от их приоритетности.

Для рассмотренного выше примера это означает, что вы сами можете позвонить Джону (проактивность), не дожидаясь когда вы его случайно встретите.

При этом вам вовсе не обязательно обсуждать с ним все дела с пометкой «джон» — вместо этого обсудите только то важное дело, которое у вас сейчас в приоритете и сконцентрируйтесь исключительно на нем.

Аналогичная ситуация и с «центральным офисом» — зачем ждать подходящего контекста? Если у вас есть важная задача, ведущая к нужной вам цели, то поезжайте в центральный офис и решайте свои вопросы, не тратя время впустую.

В этом и состоит различие реактивного и проактивного подходов. Вся идеология системы Goalton подчинена главенству Целей, и мы считаем, что группировка задач должна производиться именно по проектному и временному признакам, а не по меткам и условным контекстам.

«Метки – это враг структурного мышления. Вред меток состоит в их легко доступности и внешней безобидности. Зачастую они неплохо выглядят в ежедневнике и имеют различные красивые цвета. Их просто использовать и можно помечать ими все что угодно. Почему многие обожают метки? Потому что если в системе нет меток, то вам приходится думать. Думать куда отнести ту или иную задачу, думать над тем как встроить эту задачу в общую цепочку действий. Думать над тем насколько своевременным или уместным будет выполнение данного действия и является ли оно вообще действием или просто мыслью. Без меток приходится очень много думать и зачастую трансформировать свои идеи во что-то более практичное или отказываться от них вовсе. Но разве не в этом ваша цель? Метки — это вредная привычка. Попробуйте отказаться от них — сначала вам будет дискомфортно, но потом вы увидите результат.»

Очевидно Дэвид Аллен и сам понимал, что предложенный им метод хоть и хорош, но не совершенен.

Именно поэтому часть своей замечательной книги он посвятил “нетипичным случаям”, которые требуют более глубокого обдумывания и размышления.

В результате его методология была дополнена помимо горизонтального метода планирования, вертикальным, в который он включил такие исключительно важные с нашей точки зрения аспекты как:

  • Определение целей
  • Создание виденья
  • Проведение мозгового штурма
  • Определение конкретных действий

Основываясь на предложенной им классификации и методах хранения информации, Аллен существенно облегчил этот процесс, хотя и изложил его в несколько путанной манере.

Основа путаницы – отсутствие четких алгоритмов и все то же пресловутое применение контекстов, от которых автор так и не отказался, полагая что именно они позволяют “получить представление о следующих конкретных действиях, получая правильные напоминания в нужное время и в нужном месте”. Что ж, не будем судить его за это слишком строго.

Читайте также:  Синдром эмоционального выгорания: чем опасно и как лечить?

В конце концов все люди немного отличаются друг от друга по своему психотипу и характеристикам личности. Вероятно, для части людей именно реактивный подход к ведению дел подходит лучше.

Завершая наш обзор методики Getting Done все же хочется обратить внимание на один положительный момент.

Автор метода сделал, пожалуй наиболее ценный вклад в развитие личной продуктивности, предложив довольно простую и хорошо структурированную схему обработки входящей информации.

Как видно из рисунка, данная схема описывает пошаговое руководство о том, что следует делать с входящей информацией для того, чтобы разгрузить свой мозг от ее запоминания.

gtd система управления своим временем

Схема Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок»

Наши эксперты во многом согласны с этой схемой и считают ее отличным подспорьем для людей желающих достигать больших результатов. Однако мы считаем своим долгом предупредить, что схема содержит в себе очень важный изъян, с которым команда Goalton.com категорически не согласна.

Дело в том, что в схеме есть логическая ветка предполагающая необходимость выдачи приоритета мелким задачам. «Дело занимает менее 2-х минут? — сделай его сразу» — таков девиз GTD.

Мы понимаем чем руководствовался Аллен когда вводил этот элемент – он хотел избавить людей от мелких задач, которые порой назойливо крутятся в вашем мозгу. Однако здесь может быть заложена и большая бомба.

В нашей статье о принципе одной вещи мы довольно подробно описывали вопросы, связанные с концентрацией внимания, фокусировкой и силой воли. Именно сила воли позволяет нам заниматься выбранным делом, удерживая от попыток переключиться на что-то еще.

Но в течение дня сила воли, равно как и ваша ментальная энергия истощаются. Так есть ли смысл расходовать их на мелкие двух-минутные дела? Мы считаем, что нет.

Ни в коем случае не начинайте свой день с разгребания мелочей – всегда начинайте рабочий день с главной задачи!

Дело в том, что помимо определения того, чем следует заниматься в принципе, очень важным является и то КАК именно вы будете работать над задачей.

Большинство научных исследований однозначно говорят о том, что наибольшим врагом человека является его неспособность к концентрации на задаче. Кстати, для тех кому интересен именно этот аспект мы рекомендуем почитать о помидорных техниках.

Мы искренне считаем, что критически важным для достижения успеха является способность (и наработанный навык, привычка) работать над конкретной задачей в течение некоторого промежутка времени, не отвлекаясь ни на что другое.

Однако приняв во внимание, инструкцию GTD предписывающую вам делать короткие задачи в первую очередь, вы рискуете заниматься весь день только этими короткими задачами.

Кто-то может спросить: А что здесь плохого? Во- первых, то что вам вначале показалось коротким на самом деле может занять значительное время. Во-вторых, делать в первую очередь надо важные задачи (то есть имеющие высокий приоритет в силу их ценности), а не короткие.

В-третьих, запас энергии любого человека ограничен, а значит сделав десять коротких задач, вы можете израсходовать все свои силы и вдохновение именно на них. И не забывайте, что переключение между задачами – это тоже энергозатратная часть работы вашего мозга.

О цене переключения между задачами и вреде мультизадачности мы подробно рассказывали в предыдущей статье.

Наши выводы

Подводя итог, можно сказать что Дэвид Аллен и его метод GTD оказали большое влияние на многих людей, прежде всего благодаря тому, что обратили внимание на саму проблему продуктивности и некоторые причины ее возникновения.

В целом метод Getting Things Done хорошо зарекомендовал себя в мире и может быть рекомендован нами для личного использования, с учетом тех оговорок, на которые мы постарались обратить ваше внимание.

Если вы использовали данный метод в своей жизни, то напишите в х к статье каков был ваш опыт, какие моменты у вас получилось воплотить и каких целей это позволило вам добиться. Если же вы используете иные способы организации своей работы, то мы также предлагаем вам поучаствовать в обсуждении и поделиться своими предпочтениями.

Источник: https://spark.ru/startup/goalton-com/blog/18828/sistema-gtd-plyusi-i-minusi-dlya-vashej-produktivnosti

Как успешно завершать свои дела: основные принципы системы GTD

gtd система управления своим временем

Система планирования Getting Things Done (GTD) — чем она отличается?

Первый и главный принцип планирования, согласно данной системе, заключается в том, что человек должен освободить разум от запоминания необходимых к выполнению повседневных и текущих дел, идей, дат, мест и прочей информации. Все мы и так живем в бесконечном стрессе, боясь что-то не сделать, забыть, опоздать, ошибиться.

Поэтому мы и предлагаем снять с себя часть ответственности и завести ежедневник. Именно там должна храниться вся необходимая информация. Записанная на бумаге (в телефоне, диктофоне и др.

), она никуда не пропадет, не будет забыта, а если ее еще и правильно структурировать, то ежедневник станет для вас незаменимым помощником по жизни.

Кроме того, если у вас будет ежедневник, то ваш мозг будет сконцентрирован не на запоминании задач, а на их выполнении. Вы будете думать не о том, что нужно сделать, а о том, как, и это уже значительно повысит вашу эффективность и даст возможность расставить приоритеты.

Как же правильно вести ежедневник?

Попробуем рассмотреть три главных столпа, на которых держится суть:

  • управление процессом работы;
  • шестиуровневая модель обзора;
  • естественный метод планирования.

Управление рабочим процессом

Эту модель также можно разбить на отдельные пункты:

  1. сбор;
  2. обработка;
  3. организация;
  4. обзор;
  5. действия.

Как только появляется новая информация – сроки командировки, дата важной встречи, список дел на день, интересная идея и др., – вы берете и записываете ее. Отлично! Теперь вашему мозгу больше не придется постоянно держать ее на поверхности, чтобы не забыть. Ваш ежедневник начинает работать!

Чтобы информация не затерялась в его дебрях, выделите для нее определенные страницы. Они будут называться инбоксом – местом для хранения информации.

Чтобы информация не отлеживалась, ее нужно постоянно обрабатывать: мониторить, распределять на более и менее важную, расставлять приоритеты, определять для себя, что и в каком порядке нужно сделать в соответствии с важностью дел и наступлением дедлайнов их выполнения. Делать это нужно минимум раз в неделю.

Для организации рабочего процесса необходимо разделить все свои дела по спискам:

  1. следующие действия;
  2. проекты;
  3. отложенное;
  4. может быть, когда-нибудь.

По сути, это и есть распределение по приоритетности. Когда все дела разделены, вы можете сосредоточиться на том, что необходимо вам в конкретный момент времени, и не тратить силы и время на то, что можно сделать позже.

Модель обзора

Этот пункт неразрывно связан с обработкой. Только если обработка – это процесс более глобальный, то обзор – это ежедневная работа, касающаяся не всего списка дел, а только «следующих действий», того, что нужно сделать в первую очередь.

Но, конечно, самое главное в управлении нашим рабочим процессом – это непосредственные действия, то есть выполнение запланированного. Постарайтесь не отвлекаться на внешние раздражители и максимальное количество времени тратить именно на прямое, физическое выполнение необходимых задач.

Суть этой модели также очень проста – четко распределить все ваши дела по временным промежуткам, в которые их необходимо выполнить:

  • текущие дела;
  • текущие проекты;
  • круг первостепенных обязанностей;
  • ближайшие 1-4 года;
  • ближайшие 5 лет;
  • жизнь.

Приведем примеры, чтобы вам было легче сориентироваться. Текущие дела – это те повседневные заботы, которые вы не можете игнорировать: работа, домашние дела, встречи. Текущие проекты – это то, над чем вы сейчас работаете.

Решили похудеть к лету? Отличная идея! Пишете книгу? Это тоже текущий проект! Копите деньги на путешествие? Замечательный стимул! Круг обязанностей – это то, что вам необходимо выполнять в соответствии со своей социальной ролью: ролью сотрудника компании, ролью жены, матери, и др.

Ближайшие годы – это, как правило, список не дел, а проектов, либо идей и целей: прыгнуть с парашютом, съездить в отпуск в Италию, прочитать 100 книг. Пятилетняя перспектива – то же самое, только более долгосрочно. Жизнь – это самый глобальный и сложный пункт, сюда можно заносить главные жизненные цели и мечты. Например, совершить кругосветку – чем не мечта всей жизни?

Естественный метод планирования

  • определение основных целей и принципов;
  • видение необходимых результатов;
  • мозговой штурм;
  • организационный процесс;
  • обозначение следующего конкретного действия.

Итак, вам нужно выучить английский язык.

Определяем это как цель. Зачем вам это нужно? Для путешествий, для работы, для чтения книг любимого автора в оригинале, для общего развития.

Отсюда вытекают желаемые результаты – например, вы должны знать английский язык настолько, чтобы свободно читать в оригинале Шекспира.

Мозговой штурм заключается в определении способов достижения этого результата. Что вам нужно сделать? Записаться на курсы английского языка, нанять репетитора, познакомиться и начать общение с носителем изучаемого языка, смотреть в оригинале англоязычные фильмы и слушать песни на английском. Отлично, способы определены.

Теперь их нужно организовать, то есть влить в списки ваших дел, составить расписание, когда вы будете ходить на курсы, а когда заниматься с репетитором или самостоятельно, через какую социальную сеть будете общаться с новым англоязычным другом, и так далее.

Последний пункт – конкретные действия. Определяете, с чего вам следует начать, и – вперед, покорять новые вершины!

Не забудьте проверить свои цели на истинность.

Приложения

Как уже было сказано в начале статьи, мы живем в 21 веке, веке технологий, так что грех не воспользоваться ими, планируя дела и свою жизнь. Конечно, можно вести обычный, бумажный ежедневник. На самом деле, согласно системе Getting Things Done, это даже предпочтительней, ведь тогда вам не придется отвлекаться на приходящие уведомления, сообщения и звонки.

Но если вам комфортнее с новомодным гаджетом в руках, предлагаем вам несколько полезных приложений для телефона:

  • HabitBull — приложение для закрепления привычек. Известно, что для формирования привычки необходимо не отступать от выполнения какого-то действия минимум 30 дней. На это и рассчитано приложение – оно помогает не забывать и ежедневно выполнять задуманное. Привычка будет считаться закрепленной при выполнении ее 30 дней подряд;
  • aTimeLogger – таймер, который помогает подсчитать, сколько времени и на что вы потратили. Очень полезно, когда пытаешься сообразить, куда же утекают часы;
  • Noon Pacific – минималистичный планировщик дел.
Читайте также:  Как выучить стих за 5 минут: простой способ запоминания наизусть

Коробки с листочками 

Помимо традиционного ежедневника, можно завести несколько коробок с листочками, на которые вы будете записывать все ваши дела, задачи, проекты и цели. Чтобы не запутаться в этих бумажках, организуйте это следующим образом:

  1. листочки возьмите разноцветные, например, стикеры, и для каждого цвета определите сферу вашей жизни, например: на розовые записывайте личные дела, на голубые – рабочие, на зеленые – домашние, и др.;
  2. коробок тоже нужно несколько: одна – для срочных дел, другая – для текущих проектов, и так далее (воспользуйтесь списком организации рабочего процесса и шестиуровневой системой).

Такой интересный и креативный способ не только поможет вам эффективно планировать дела, но и поднимет вам настроение.

Все входящие дела, мысли, что нужно что-то сделать вы записываете на эти листочки, затем раз в неделю, к примеру, вы пересматриваете листочки и сортируете их по принципу:

  1. Если с этим можно что-то сделать за 2 минуты, то откладываете в одну кучку. После сортировки эту кучу дел вы сразу выполняете или в течение недели
  2. Если это выполняется долго, то составляете план, то есть разбиваете эту задачу на более мелкие, для которых определяете временные рамки.
  3. Если это выполнить не возможно, то либо выбрасываете в мусор, либо перепоручаете, либо откладываете в отдельную коробку — планов на будущее

Более подробный алгоритм принятия решений на картинке

gtd система управления своим временем

Рекомендую видео, в котором понятно описан ход мысли

Объедините систему Getting Things Done с Bullet Journal 

Да-да, это возможно! Ваша эффективность и мотивированность в таком случае будут только выше. Но обязательно помните, что не стоит расписывать дела на всю неделю заранее. В понедельник нужно сделать это и это, во вторник – это и это, в среду – то и то, и так далее…  Что такое Bullet Journal читайте тут.

Наша жизнь – штука гибкая и непредсказуемая, и в любой день может случиться что-то, что полностью поменяет ваши сегодняшние цели и задачи: незапланированная встреча, неожиданная болезнь и др.

Между тем, запланированные, но не выполненные дела ужасно раздражают и демотивируют. Так что планируйте только то, что сможете выполнить на сто процентов.

А главное, помните, что ваш успех зависит только от вас. Относитесь бережно к себе и своему здоровью и учитесь расставлять приоритеты. Пускай то, что можно отложить, подождет. Занимайтесь только тем, что действительно важно. Жизнь у нас всего одна, и прожить ее нужно максимально эффективно и интересно.

Источник: https://daynotes.ru/getting_things_done/

Как спланировать и решить все свои дела: Пошаговая инструкция

Афиша Daily разобралась в основах Getting Things Done — подходе к управлению делами и одноименной книге («Как привести дела в порядок» в русском переводе), перевернувшей представления о продуктивности в 2001-м и переизданной в 2016-м

Наша краткосрочная память подобна оперативной памяти компьютера — она нужна для работы с актуальными задачи, и ее объем крайне мал.

Одновременно мы способны обрабатывать в среднем 7 единиц информации, а работать хорошо и вовсе только с 1–3. В то же время объем информации, претендующей на наше внимание, постоянно растет.

Автор книги «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен повторяет: «Ваш разум для создания идей, а не их хранения». И в этом одна из целей его подхода.

О внутренних обязательствах

По мнению автора, главный источник стресса и негативных эмоций — это неразрешенные или нарушенные обязательства перед собой или другими (в оригинале Аллен называет их open loops). Гнетущие мысли переносятся даже тяжелее, чем осознание объема работы, который мы должны выполнить. Подробнее о связи когнитивных функций, планирования и незавершенных задач можно узнать здесь, и здесь.

«Любое обязательство типа «надо бы, мог бы или должен», которое находится только в сознании, создает иррациональное напряжение, от которого невозможно избавиться, 24 часа в сутки, семь дней в неделю».

Аллен также считает, что в отличие от физического труда труд интеллектуальный не имеет четких границ. И дело даже не в том, что после напряженного дня в офисе вы продолжаете думать про работу дома.

Для Аллена вообще нет различия между работой и досугом. По его логике работа — это все, к чему мы стремимся привести актуальное состояние вещей.

Главное, перед постановкой этих ваших задач четко прояснять результаты и определять шаги для их решения.

gtd система управления своим временем

В первую очередь важно разобраться с внутренними обязательствами. Философия Getting Things Done (далее GTD) подразумевает, что весь процесс управления работой сводится к трем простым принципам.

Сначала необходимо освободить голову — собрать все незавершенные мысли и задачи во внешнюю систему, которой вы доверяете.

Затем нужно прояснить их — решить, что с этой информацией делать.

Это основа GTD и коренное отличие от прочих систем: дело не в управлении временем или задачами, а в организации себя на уровне внутреннего доверия и договоренностей. Подробнее о научной стороне GTD можно узнать здесь.

Пять шагов для прояснения сложных задач

Собирайте все открытые вопросы (как личные, так и профессиональные), незавершенные дела (в оригинале емкое и неопределенное слово stuff, в переводе — «незавершенка») и другую информацию, которая просто вас заботит. Отправляйте все это в отдел «Входящие» — надежное внешнее хранилище, которое может быть как физическим (блокноты, папки), так и цифровыми (любое таск-менеджмент-приложение по умолчанию содержит папку «Входящие», например Wunderlist, Todoist или Omnifocus — последний целиком разработан на основе GTD). Добавьте к этому свою почту и мессенджеры — ваши «Входящие» по умолчанию.

Храня информацию о незавершенных делах на носителе, вы освобождаете свою голову. Главное, не плодить слишком много списков и регулярно их обновлять и обрабатывать.

Как только вы думаете в отношении какой-то задачи «я должен», «нужно», «следовало бы», эта задача переходит в категорию незавершенных

Обычно информация поступает к нам на протяжении всего дня, но обрабатывать ее кому-то удобнее утром, делать обзор — вечером и так далее. Аллен в целом рекомендует разделять во времени эти этапы. Сам процесс обработки информации состоит из последовательных ответов на вопросы.

«Что это?» (определение типа информации — задачи, заметки или идеи).

«Требует ли это действий сейчас?» Часть информации вовсе не предназначена для работы, ее просто стоит выбросить. Другую часть нужно поместить в систему, чтобы освободить от нее сознание.

Если действий не требуется и информация не нужна, просто избавляемся от нее.

Если действий не требуется, но информация нужна, то откладываем ее, чтобы вернуться позже. Для этого GTD предлагает создать папку «Когда-нибудь/Возможно», в которую отправляются все планы на будущее — от списков книг, фильмов и мест для путешествий до списка возможных рабочих и семейных проектов.

Источник: https://daily.afisha.ru/brain/4467-kak-splanirovat-i-reshit-vse-svoi-dela-poshagovaya-instrukciya/

Разбираемся с методологией GTD: что это и как работает

GTD (Getting Things Done) — методология для организации и контроля задач. Ее придумал Дэвид Аллен, бизнес-тренер и консультант по управлению. Она нужна, чтобы не только планировать, но и доводить намеченные дела до конца.

GTD часто относят к тайм-менеджменту: если ее правильно применять, система помогает успевать больше и бороться с многозадачностью.

Что почитать о тайм-менеджменте:

Ничего не держать в голове

Главный принцип, на котором строится вся методология. Все нужно фиксировать. Даже мелкие задачи и то, что кажется неважным.

Фиксировать и систематизировать информацию нужно удобным вам способом. Если вы любите блокноты, то ведение дел в приложениях и таск-менеджерах не упростит вам жизнь, а скорее наоборот.

Часто бывает, что дела стоят на месте, потому что мы воспринимаем их как очередную проблему, а не ищем решение.

Одна задача в один момент времени

По системе GTD многозадачность — препятствие. Нужно думать только о той задаче, которую выполняете сейчас. То есть не думать про доклад для конференции, пока проверяете макет.

Составить список действий

Набросанные в таск-менеджере или календаре задачи не решат все проблемы. Нужно воспринимать каждую из них как список конкретных действий, тогда с ними будет проще работать.

Есть много методов, описывающих, как применять GTD. Но для начала достаточно запомнить четыре последовательных шага.

Выберите место, где будете хранить всю поступающую информацию. Чтобы не нарушать принцип GTD об удобстве, это должно быть что-то одно: либо приложение, либо блокнот. Так вы сможете в любой момент что-то проверить или изменить, и не придется вспоминать, куда вы это сохранили или записали.

Если просто складывать все задачи в кучу, вы быстро запутаетесь и упустите что-то важное. Нужна система, по которой вы будете делить задачи.

Для этого используют дерево принятия решений или, как его называет Аллен, диаграмму рабочего процесса.

gtd система управления своим временем

Задайте себе эти вопросы, чтобы правильно разделить задачи.

  1. Что это за задача?
  2. Какой должен быть результат?
  3. Нужны ли какие-то действия?
  4. Если да, то какое действие следующее?
  5. Сколько времени оно займет?

Ответы на вопросы помогают распределить задачи по правильным блокам. Если дело занимает не больше двух минут, например, вам нужно просто ответить на письмо, выполните это сразу.

Когда на выполнение задачи требуется больше времени, лучше разбить ее на долгосрочный проект из нескольких этапов. Если это невозможно, у вас остается два варианта действий.

Есть кто-то, кто справится лучше, или задача не так важна, чтобы тратить на нее время самому. После передачи такое дело отправится в блок Лист ожидания. Вот здесь мы рассказали, как правильно делегировать задачи в digital.

Если лучше вас с задачей никто не справится, но она требует много времени, можно отсрочить ее выполнение.Такие задачи занесите в Календарь или в блок Следующие действия.

В Календарь заносите только задачи, которые привязаны к конкретным датам или времени. То есть их важно выполнить именно в заданный день.

В Лист ожидания пойдут задачи, выполнения которых вы ждете от кого-то из подчиненных.

В блок Следующие действия — все дела, на которые сейчас нет времени, но к ним обязательно нужно вернуться, как только время появится. Чтобы не забыть про такие задачи, создайте список напоминаний.

Что делать с задачами, которые не требуют никаких действий:

  • убрать из списка;
  • если хотите вернуться к ним позже, сохранить в раздел напоминаний;
  • если это важная информация, которую надо сохранить, — в раздел справочных материалов.

Определите, что будете делать с каждой входящей задачей. Важно не начинать расставлять приоритеты, пока не поймете, что конкретно предпринять.

Цель основного метода GTD — управлять обязательствами и действиями. То есть определить все задачи, которые нужно выполнить, иметь план и быть готовым принимать решения, чтобы его изменять. Такая система помогает всегда знать, каким будет каждый следующий шаг.

  Smthngs — менеджер GTD для браузера. Можно использовать онлайн и офлайн, как приложение.

  Gtdagenda.com — онлайн-сервис. Можно управлять задачами и следить за прогрессом. Есть бесплатная и платная расширенная версия.

  Evernote — приложение для создания и хранения заметок. Подходит, чтобы собрать все проекты в одной системе.

  Trello — программа для управления проектами. Можно создавать разные доски, составлять списки, прикреплять документы.

Теперь вы знаете, как применять методологию GTD, когда работаете с задачами. Напоминаем, чем это может быть полезно.

Методология GTD помогает:

  • Осознать обязательства: найти проблему или задачу.
  • Найти методы, чтобы их выполнить: определить, что нужно сделать, чтобы считать задачу завершенной.
  • После определения действий создать систему напоминаний.
  • Периодически просматривать списки напоминаний.

В использовании любой методологии главное — не пренебрегать здравым смыслом и всегда учитывать контекст. Все остальное — это навыки и знания: что-то можно выучить, что-то наработать. Опыт придет со временем, а полезные навыки можно получить уже сейчас на курсе Skillbox.

Курс «Управление Digital-проектами»

Курс поможет вам оценить себя как менеджера: разобраться и понять, почему у вас что-то не получается. Определить, какие навыки и знания нужно подтянуть. И сделать это, выполняя практические задания.

  • Живая обратная связь с преподавателями
  • Неограниченный доступ к материалам курса
  • Стажировка в компаниях-партнёрах
  • Дипломный проект от реального заказчика
  • Гарантия трудоустройства в компании-партнёры для выпускников, защитивших дипломные работы

Источник: https://skillbox.ru/media/management/gtd_chto_eto_i_kak_rabotaet/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector