Cистема 5s: как эффективно организовать своё рабочее место?

5C — это философия управления, с которой начинается эффективное производство и без которой оно просто не может существовать.

5С находится на втором месте после картирования по популярности использования в ТЕХНОНИКОЛЬ. Внедрение 5С мы начали в Компании около 10 лет назад и продолжаем до сих пор.

Этот инструмент помогает добиваться удовлетворенности клиентов, лидерства в издержках, безопасности, высокой производительности труда. Проблемы не видны до тех пор, пока не организовано рабочее место.

Чистка и уборка рабочего места помогает вскрыть проблемы, а обнаружение проблем — это первый шаг к улучшениям. 5С — это пять слов, начинающихся с буквы «с»:

• Шаг 1 — «сортировка» — четкое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних.
• Шаг 2 — «соблюдение порядка» (аккуратность) — организация хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать.
• Шаг 3 — «содержание в чистоте» (уборка) — соблюдение рабочего места в чистоте и опрятности.
• Шаг 4 — «стандартизация» (поддержание порядка) — выполнение установленных процедур первых трех шагов.
• Шаг 5 — «совершенствование» или «самодисциплина» (формирование привычки) — улучшение, поддержание результатов, достигнутых ранее.

Рисунок 1. Организация рабочего пространства по принципу 5C

Основные цели 5С:

1. Обеспечение чистоты на рабочем месте.
2. Экономия времени, главным образом на поиск необходимого в работе.
3. Обеспечение безопасного труда, снижение числа несчастных случаев.
4. Повышение уровня качества продукции, снижение количества дефектов.
5. Создание комфортного психологического климата, стимулирование желания работать.
6. Исключение всех видов потерь.
7. Повышение производительности труда (что в свою очередь ведет к увеличению прибыли предприятия и соответственно росту уровня дохода рабочих).

Шаг 1 «1С»

Сортировка предполагает:

1. Разделение всех предметов в операционной зоне на нужные и ненужные.
2. Удаление из операционной зоны ненужных предметов.

Для удаления ненужных предметов из операционной зоны на первоначальном этапе внедрения мы использовали так называемую «кампанию красных ярлыков», когда на каждый предмет — кандидат на удаление — приклеивается или вывешивается красный ярлык (флажок). Все сотрудники подразделения, где проходила сортировка, были вовлечены в этот процесс, в итоге выявили предметы, которые:

• должны быть немедленно вынесены, выброшены, утилизированы;
• должны быть перемещены в более подходящее место для хранения;
• должны быть оставлены и для них должны быть созданы и обозначены свои места.

Для предметов с красными флажками организовали «зону карантина», которую раз в месяц перебирали. Предметы, которые пролежали в зоне карантина свыше 30 дней, либо перемещали в место постоянного хранения, как правило, в складской зоне, либо продавали, а иногда и утилизировали.

Красный ярлык может представлять собой обычный красный стикер с нанесенной на него датой перемещения этого предмета в зону карантина, а может быть более сложный по форме: с информацией о подразделении, причинах перемещения в зону карантина, ответственных и т.д. Пример красного ярлыка на рисунке 2.

Рисунок 2. «Зона карантина» с помещенными в нее предметами с красными флажками

Ниже приведена таблица с рекомендациями по сортировке предметов с различной частотой использования в рабочей зоне:

Шаг 2 «2С»

Недостаточно один раз все разложить по местам, этот порядок должен соблюдаться всегда и всеми. При обходах рабочих мест на первоначальном этапе внедрения 5С возникало много проблем с возвратом инструментов, инвентаря на место.

Прошло определенное время, пока подобрали оптимальное расположение для предметов в операционной зоне, которое позволило любому сотруднику легко использовать, быстро находить и возвращать на место документацию, инструменты, материалы, комплектующие.

При маркировке места хранения предметов старались использовать принципы, позволяющие при первом же взгляде на любое из мест сразу определить, что там должно лежать, каково количество предметов и срок их хранения. Для этих целей использовали разные методы визуализации:

1. Оконтуривание предметов — нанесение контура предмета на поверхность, где данный предмет должен храниться

Рисунок 3. Стол качества, производство минеральной изоляции, г. Рязань

Рисунок 4. Оконтуривание предметов на столе качества, производство минеральной изоляции, г. Рязань

Рисунок 5. Стенд с инструментом, слесарный участок, г. Юрга

Рисунок 6. Стенд с инструментом (вертикальное размещение и хранение инструмента), производственный участок, г. Хабаровск

Рисунок 7. Стол с инструментом (горизонтальное размещение и хранение инструмента), производственный участок, г. Хабаровск

2. Цветовая маркировка, при которой разным видам инструментов и приспособлений соответствуют разные цвета

Рисунок 8. Фото разъемов центрифуги с ответной частью, соответствующей по цвету, производство минеральной изоляции, г. Рязань

Рисунок 9. Цветовая маркировка трубопроводов на участке подготовки связующего, г. Хабаровск

3. Маркировка краской для выделения места хранения на полу и/или в проходах

Рисунок 10. Обозначение мест хранения пил в производственном цехе, г. Рязань

Рисунок 11. Слесарный участок, производство минеральной изоляции, г. Заинск

Рисунок 12. Открытая складская площадка, производство минеральной изоляции, г. Рязань

Рисунок 13. Склад запчастей, производство минеральной изоляции, г. Юрга

Маркировку краской применяют также для обозначения разделительных линий между рабочими зонами или транспортных проездов.

Рисунок 14. Цех по производству минеральной изоляции, г. Рязань

Шаг 3 «3С»

Есть такая поговорка «чисто не там, где метут, а там, где не сорят».

Конечно, содержание в чистоте предусматривает уборку рабочих мест, придание оборудованию и рабочему месту опрятность, достаточную для проведения контроля, но главное было в том, чтобы создать такие условия, при которых образование грязи и пыли сводилось к минимально допустимому количеству. Этот процесс продолжается до сих пор, на эту тему подается немало предложений по улучшению оборудования или рабочего места.

Казалось бы, все понимают преимущества уборки:

• чистое рабочее место, на котором приятно работать (что повышает эмоциональное состояние работника и делает рабочее место более привлекательным);
• постоянная готовность к работе всего, что может потребоваться для выполнения производственных задач;
• обеспечение безопасности выполнения работ (например, пролитое машинное масло и лужи на полу могут привести к травмам);
• обеспечение работоспособности оборудования (нет риска попадания пыли и грязи в работающие механизмы);
• отсутствие брака.

Тем не менее, переход от убеждения к действиям, особенно на старых заводах с 50-летней историей, был совсем не легким.

Во всех подразделениях проверки чистоты проводим в соответствии с заранее определенными критериями чистоты (чистота в офисе и в производственном цехе — не одно и то же), которые указываются в контрольном листе.

В контрольном листе на ряде участков подробно описаны содержание и порядок работ по наведению чистоты, есть фотографии мест их проведения:

1. Чтобы упростить периодический осмотр, контрольные листы прикрепили рядом с соответствующим оборудованием, чтобы быстро проверять на правильность заполнения и устранять выявленные недостатки.

Есть еще один простой инструмент для контроля стандарта чистоты рабочего места — это фотография рабочего места в том виде, в каком оно должно быть. Ниже пример.

Рисунок 15. Стандарт чистоты, производство минеральной изоляции, г. Рязань

Шаг 4 «4С»

Стандартизация — создание единого подхода к выполнению заданий и процедур. Основная цель этого этапа — предотвратить отход от постоянной реализации первых трех этапов. Стандартизировать — значит разработать такой контрольный лист, который всем понятен и прост в использовании. Ниже пример табличной части контрольного листка для производственного подразделения и офиса.

Контрольный листок для производственного подразделения

Контрольный листок для офиса

• Выполнение требований 5С является частью профессиональной аттестации рабочих и ИТР и давно превратилось в общую культурную норму — от кабинета директора до производственных и вспомогательных помещений.

Рисунок 16. Стандарт рабочего места в производственной зоне г. Рязань

Рисунок 17. Доска 5С на складе готовой продукции, производство минеральной изоляции, г. Хабаровск

Рисунок 18. Стандарт рабочего места главного энергетика, производство минеральной изоляции, г. Хабаровск

Рисунок 19. Стандарт безопасности рабочего места, производство минеральной изоляции, г. Челябинск

Шаг 5 «5С»

Пятый этап — это совершенствование или самодисциплина, поддержание результатов, достигнутых ранее. Стабильность системы 5С зависит не от того, насколько хорошо внедрены процедуры первых четырех этапов, а от того, будут ли поддерживаться первые четыре этапа пятым.

В отличие от первых четырех «С» совершенствование нельзя внедрить как технику, результаты совершенствования не поддаются измерению, однако можно создать условия, которые будут стимулировать сотрудников на дальнейшую деятельность в рамках системы 5С. В Компании ТЕХНОНИКОЛЬ для этого применяются разные инструменты: лозунги 5С, плакаты 5С, информационные доски «БЫЛО»—«СТАЛО», рассылки 5С, визиты в подразделения, где внедряют 5С и др.

Рисунок 20. Плакаты 5С, производство минеральной изоляции, г. Черкассы

Рисунок 21. Фрагмент информационной доски 5С «БЫЛО»-«СТАЛО», г. Рязань

Рисунок 22. Закрепление персональной ответственности на складе готовой продукции, г. Заинск

Пример стандарта рабочего места Пример красного ярлыка

Источник: http://www.book.tn.ru/organizaciya-rabochego-prostranstva-po-principu-5s/

Система 5S — как улучшить своё рабочее место

• 
• Система 5S
• 5S — это система организации рабочего места, которая позволяет значительно повысить эффективность и управляемость операционной зоны, улучшить корпоративную культуру, повысить производительность труда и сохранить время.
• Это первый шаг на пути к созданию бережливого предприятия и применению других инструментов системы менеджмента компании Toyota.

Краткая история системы 5S

В Японии системный подход к организации, наведению порядка и уборке рабочего места возник в послевоенный период, точнее, к середине 50-х годов ХХ века. В то время японские предприятия были вынуждены работать в условиях дефицита ресурсов. Поэтому они разработали для своего производства метод, при котором учитывалось все и не было места никаким потерям.

Первоначально в японской системе было только 4 действия. Слова, обозначающие эти действия, в японском языке начинаются с буквы «S»:

• Seiri (整理)– Sorting – сортировка.
• Seiton (整頓) – Straighten or Set in Order – рациональное расположение.
• Seiso (清掃) – Sweeping – уборка.
• Seiketsu (清潔) – Standardizing – стандартизация работ.

Позже добавилось пятое действие, его назвали Shitsuke (躾) – Sustaining – поддержание достигнутого и совершенствование, и оно завершило цепочку элементов, которые теперь известны как 5S.

Сейчас система 5S обладает фундаментальной мощью для того, чтобы изменять рабочие места и вовлекать в процесс улучшений всех работников.

В систему 5s входят пять действий:

1) Сортировка – означает, что вы высвобождаете рабочее место от всего, что не понадобиться при выполнении текущих производственных операций.

Рабочие и руководители часто не имеют привычки избавляться от предметов, которые больше не нужны для работы, сохраняя их поблизости «на всякий пожарный случай». Обычно это приводит к недопустимому беспорядку или к созданию препятствий для перемещения в рабочей зоне.

Удаление ненужных предметов и наведение порядка на рабочем месте улучшает культуру и безопасность труда.

Чтобы более наглядно продемонстрировать, сколько лишнего скопилось на рабочем месте, можно на каждый предмет-кандидат на удаление из рабочей зоны повесить красный ярлык (флажок).

Все сотрудники вовлекаются в сортировку и выявление предметов, которые:

• должны быть немедленно вынесены, выброшены, утилизированы;
• должны быть перемещены в более подходящее место для хранения;
• должны быть оставлены и для них должны быть созданы и обозначены свои места.

Необходимо чётко обозначить «зону красных ярлыков» предметов с красными флажками и тщательно её контролировать. Предметы, остающиеся нетронутыми свыше 30 дней, подлежат переработке, продаже или удалению.

2) Рациональное расположение – означает определить и обозначить «дом» для каждого предмета, необходимого в рабочей зоне.

Иначе, если, например, производство организовано по сменам, рабочие разных смен будут класть инструменты, документацию и комплектующие в разные места.

В целях рационализации процессов и сокращения производственного цикла крайне важно всегда оставлять нужные предметы в одних и тех же отведённых для них местах. Это ключевое условие минимизации затрат времени на непродуктивные поиски.

3) Уборка (содержание в чистоте) – значит обеспечить оборудованию и рабочему месту опрятность, достаточную для проведения контроля, и постоянно поддерживать её. Уборка в начале и/или в конце каждой смены обеспечивает немедленное определение потенциальных проблем, которые могут приостановить работу или даже привести к остановке всего участка, цеха или завода.

4) Стандартизация – это метод, при помощи которого можно добиться стабильности при выполнении процедур первых трех этапов 5S – значит разработать такой контрольный лист, который всем понятен и прост в использовании. Продумать необходимые стандарты чистоты оборудования и рабочих мест, и каждый в организации должен знать, как это важно для общего успеха.

Мероприятия, лежащие в основе 5S (сортировка, рациональное расположение, уборка, стандартизация и совершенствование), абсолютно логичны. Они представляют собой базовые правила управления любым продуктивно работающим отделом. Однако именно системный подход, который система 5S применяет к этим мероприятиям, и делает ее уникальной.

Подробнее о системе 5s читайте в книгах:

1. 
2. «5S для рабочих: как улучшить свое рабочее место»
3. Эта книга была подготовлена группой разработчиков издательства Productivity Press на основе фундаментального труда о системе 5S под названием «5 Pillars of the Visual Workplace», автором которого является Хироюки Хирано.

Книга рекомендуется всем, кто хочет сделать свое рабочее место более эффективным, будь то рабочее место в цеху или офис банка, кабинет бухгалтера или директора. В ней содержится вся информация, необходимая для внедрения системы 5S в вашей компании и на вашем личном рабочем месте.

«5s для офиса: как организовать эффективное рабочее место»

Это первая книга в России о том, как при помощи 5S организовать эффективное рабочее место в офисе. Книга о том, как построить бережливый офис.

В книге представлен пошаговый план внедрения системы 5S с шаблонами форм, контрольных листов и другими необходимыми материалами.

Эти и другие книги по бережливому производству можно бесплатно пролистать в нашей Lean-библиотеке. Там же ищите информацию о том, где можно приобрести книги.

Источник: http://www.leaninfo.ru/2009/05/25/5s-system-kak-uluchshit-svoe-rabochee-mesto/comment-page-2/

Как навести порядок в классе по системе 5S и зачем это нужно

Вы слышали что-то о бережливом образовании? Если ещё нет, то можно приступать. Тем более что мы только и делаем, что говорим об инновациях в образовании. Наш блогер Анастасия Дурягина разобралась с главными новинками в образовании на сегодня.

Первый класс. Рассылка

Ценные советы и бесценная поддержка для родителей первоклассников

Почти каждый год наше Министерство образования придумывает что-то для модернизации современной школы. Учителям приходится подстраиваться и работать в поле многозадачности, а ещё выполнять свою главную задачу — учить детей. Я не против нового, но у нас другая проблема. Придумать-то придумали, а вот как внедрять — нет. Какие-то у нас с этим проблемы.

Б — бережливость

Нас с детства учили беречь воду, лес, не тратить электроэнергию зря, быть предельно экономичными во всём. Кто-то смог взрастить в себе привычку, кто-то нет. Мы все разные, и взгляды у нас на одно и то же разнятся.

Итак, наступило время бережливого образования. Эта система реализует принципы бережливого производства, направленного на выявление и устранение потерь для увеличения производительности труда, а в конкретном нашем случае — производительности обучения.

Бережливое образование невозможно без бережливой культуры. Главное в lean (так называется в Японии метод бережливой культуры) — человеческий фактор, коллективная работа. Существенную поддержку этому оказывает эмоциональный интеллект работников-коллег. Lean-культуре соответствует и определённая корпоративная культура. Есть ли она у вас на работе?

Говоря о ключевых факторах бережливого обучения (Lean+Training), нужно отметить, что они принципиально не отличаются от факторов бережливого производства и включают в себя:

• выявление и устранение потерь в обучении;
• непрерывный поток обучения;
• стандартизацию учебного процесса;
• 5S — организацию рабочего (учебного) места (класса);
• визуализацию учебного процесса;
• осведомлённость и вовлечение персонала;
• кайдзен — непрерывное улучшение.

Цель этой работы, основывающейся на изучении теоретических положений, — провести анализ потерь и представить комплекс мер по их устранению в образовательном учреждении с помощью lean-технологий.

В силу ограниченности формата мы сфокусируемся на материально-хозяйственной деятельности в каждой школе (во многих регионах уже вводят новшество), поскольку потери в этой сфере легко измерить.

Сама технология пришла к нам из бизнес-стратегии. И в перспективе смотрится прекрасно.

Система 5S, которая входит в бережливое образование, — это метод организации рабочего пространства (кабинета). Цель — создание оптимальных условий для работы, поддержания порядка, чистоты, аккуратности, экономии времени и энергии.

Давайте взглянем на таблицы — и сразу поймём всё про систему 5S.

Концепция 5S уходит корнями в философию «кайдзен», что в переводе с японского языка означает «постоянное совершенствование». Она позволяет не просто навести порядок на рабочем месте, но и воспитывает стремление к дисциплине и саморазвитию.

Сегодня 5S применяется на предприятиях, в учреждениях и офисах по всему миру. В августе во всех школах начинается уборка в кабинетах. Классные руководители, за которыми закреплён кабинет, должны подготовить по данной системе свой кабинет. Можно позвать на помощь родителей, родительский комитет.

Этапы 5S

• Первый шаг — сортировка. На этом этапе важно выбросить все ненужные или лишние предметы со стола, из шкафов. То, чем на самом деле учитель редко пользуется в классе. Например, старые тетради, сломанные горшки из-под цветов, просроченные календари и т. д. Если этого не сделать, то придёт комиссия, сделает выговор. Вам это надо при приёмке класса?
• Второй шаг — соблюдать порядок. Предметы, которыми редко пользуются, а выкинуть рука не поднимается, можно убрать в ящики, а остальное положить в зоне доступа. Здесь важно, чтобы вещи обрели своё законное место, чтобы до них при необходимости можно было легко добраться. По технологии 5S поиск любого предмета должен занимать не больше 30 секунд.
• Третий шаг — содержать в чистоте. Здесь можно составить график дежурств и назначить ответственных. Самое главное — определить причины загрязнения и постараться их устранить. Например, можно назначить ответственных и закрепить за ними определённые зоны, которые они будут регулярно убирать: шкаф, парты, подоконники и т. д.
• Четвёртый шаг — стандартизация. На этом этапе надо постараться оптимизировать пространство, сложить мелкие вещи в коробки, составить перечень книг, которые хранятся в классе, чтобы по этому каталогу их можно было быстро найти. Ребята и учитель должны вместе сформулировать и написать правила, которые помогут поддерживать порядок в классе.
• Пятый шаг — совершенствование. Здесь открывается возможность для тренировки пространственного и креативного мышления, навыков организации и систематизации. Уборка по системе 5S не должна превратиться в рутину, иначе к ней пропадёт интерес. Важно предлагать идеи, которые позволят усовершенствовать, разнообразить, сократить по времени и улучшить качество уборки.
• На этом этапе надо уделить внимание мотивации. Например, можно сделать фотографии до и после уборки. Снимки позволят почувствовать значимость работы и произошедшие перемены. Кроме того, ребята, освоившие систему 5S, могут передавать свой опыт другим классам.

Подробнее об этом можно почитать в этих источниках, и пусть это станет вашим путеводителем по миру гармонии и чистоты на работе, и тогда никакие проверки вам не страшны. Т. Фабрицио и Д. Тэппинг, «5S для офиса: как организовать эффективное рабочее место», а также статья А. И. Герасимовой и И. В. Ярмухаметова «Применение системы 5S в учебных мастерских».

Расскажите в х, применяете ли вы данную систему в своём классе?

Shutterstock (Lightspring)

Источник: https://mel.fm/blog/anastasiya-duryagina1/97041-kak-navesti-poryadok-v-klasse-po-sisteme-5s-i-zachem-eto-nuzhno

Система 5S – эффективная организация рабочего места

Большинство сотрудников офисов, предпринимателей, бизнесменов и огромное количество других специалистов сегодня проводят большую часть дня за рабочим столом.

Его организация очень важна для продуктивности сотрудника, потому что беспорядок или неправильная расстановка канцелярского оборудования помогает повысить функционал и эффективность работы.

В этом вам поможет японская система организации рабочего места 5S.

Что такое система 5S и как ее используют?

Япония сегодня считается одной из самых развитых стран, которая имеет уникальную систему управления внутри компании, а также высокоэффективные производства.

Но только по окончанию Второй мировой войны экономика Японии была в ужасном состоянии, потому что множество государств перестали с ней сотрудничать, промышленное производство было уничтожено, рабочих кадров очень мало, а сама страна была в долгах.

Кроме того, существовали проблемы безработицы и дефицита товаров, поэтому жители страны начали требовать реформ и перемен.

Одним из таких предприятий, который уже находились на грани разорения, была компания Toyota. В этот период объемы сборки товаров упали до минимума, а количество сотрудников сократилось почти вдвое.

И все изменилось практически за несколько лет, когда фирма начала зарабатывать несколько миллионов в год. Сегодня историю успеха Toyota ставят в пример другим корпорациям, которые начинают терять прибыль.

Первое, что сделали руководители и владельцы Toyota – изменили систему работы и разработали совершенно новые принципы. Именно благодаря им предприятие стало одним из самых успешных и крупных производителей автотехники в мире.

Один из новых механизмов, которые используются в Toyota, является методика организации рабочего процесса – это философия бережливого производства.

В Toyota даже открыли специальный отдел, который занимался консалтинговыми услугами, чтобы помочь правильно организовать работу в других предприятиях. Кроме того, руководители отделов могут самостоятельно ознакомится с функционалом прямо в Toyota.

Владельцы компании утверждают, что они не создавали намеренно определенные принципы. Просто тогдашние руководители пытались срочно поменять систему производства, в результате чего появилась такая система. Из-за этого многие фирмы, которые пытаются наследовать механизм, не достигают таких успехов.

5 правил организации рабочего пространства

Основной сутью японской системы 5S является пять правил, которые используются владельцами рабочего стола. Весь механизм работы бережливого производства зависит от того, что каждый сотрудник прикладывает усилия для работы, при этом он реализует свои способности на полную и может сосредоточится именно на рабочем процессе.

5S состоит из пяти этапов.

Сортировка

На рабочем столе размещается огромное количество предметов. Часто они могут быть незначительными или слишком маленькими и владельцу может казаться, что на самом деле со столом все в порядке. По сути предметы можно разделить на три категории:

• Необходимые – это те предметы, которые обязательно должны быть на вашем столе. Их нужно размещать под руками, чтобы быстро дотянуться.
• Нужны периодически – время от времени они могут понадобиться, но большую часть дня вам не нужно пользоваться этими вещами.
• Ненужные предметы – это те вещи, которыми вы вообще не пользуетесь, и они неизвестно как попали на ваш стол. Естественно, эту категорию нужно убрать из рабочего стола.

Соблюдение порядка

После того, как вы убрали лишнее, нужно рассортировать то, что осталось. Более важные предметы должны располагаться так, чтобы вы не тратили время на поиск и могли на уровне рефлексов достать изделие.

Можете воспользоваться такими правилами, которые предлагают в Японии:

1. Необходимые предметы лежат на видном месте.
2. Нужные вещи лежат так, чтобы вы могли достать их рукой, при этом не поднимаясь с места.
3. Предметы, которые используются постоянно, не берутся в руки тоже должны быть размещены так, чтобы в естественном положении их можно применять. Имеется в виду, например, клавиатура и мышка компьютера. Вы садитесь за стол и кладете руки так, чтобы они сразу легли на мышку и клавиатуру.
4. В течение дня после использования нужные предметы должны ставиться обратно на свое место.

Содержание в чистоте

Японцы советуют разбить рабочее место на несколько зон, каждая из которых будет отвечать за определенные изделия. Например, центр стола – для ноутбука или компьютера; левая часть – для канцелярии; правая – для документов.

Стандартизация

Чтобы такие принципы производства были действительно полезными и эффективными для всего предприятия, нужно ввести их как стандарт. Абсолютно все сотрудники должны этого придерживаться, как и того, что на работу нужно приходить в 9 часов утра.

Лучшим вариантом будет сделать специальный документ, с которым ознакомятся все сотрудники. После этого периодически можно проверять результаты. Кроме того, нужно прояснить причину такого строгого контроля.

Совершенствование

Любое действие и особенности поведения человека можно сделать привычкой. Конечным этапом 5S является доведение всех правил до того, чтобы они выполнялись на автоматизме.

Если раздумывать над правилами поведения и организации рабочего места, то по сути Toyota не придумала ничего нового. Но если их придерживаться, то можно заметить этот результат. Кроме того, самодисциплина на рабочем столе повышает производительность и в обычной работе.

Источник: https://kompanion.online/sovety-po-razvitiyu-i-upravleniyu-bizne/sistema-5s-organizatsiya-rabochego-mesta/

«Гениальная уборка» в компании

Колонка о том, как оптимизировать рабочее пространство и что это даст

Катарина Андреева, директор по лин-технологиям Ак Барс Банка, в своей авторской колонке, посвященной бережливому производству (см. части 1, 2) рассказывает, как управление пространством и рациональная организация рабочего места помогают крупным компаниям оптимизировать бизнес и сокращать издержки.

Японская система 5С — философия того, как эффективно организовать рабочее место, клиентские зоны, пространства для отдыха, склад и другие локации. Некоторые компании называют 5С генеральной уборкой, но более подходящее определение — гениальная, так как это не бездумное наведение порядка, а целая система, первоначальный инструмент бережливого производства.

У Майкла Ливайна есть хорошая книга «Разбитые окна, разбитый бизнес. Как мельчайшие детали влияют на большие достижения». В ее основе — теория разбитых окон Уилсона и Келлинга.

Авторы исследования заметили, что если в офисе разбито одно из стекол и на это закрывают глаза, то условно через неделю все стекла будут разбиты.

Мелкая небрежность, будь то фантик на столе менеджера или пыль на витрине магазина, влияет на впечатление клиента о компании. Поэтому очень важно трепетно относиться к небольшим мелочам.

В компании необходимо внедрять 5С, если:

• нужен документ, а его невозможно найти в ворохе прочих бумаг;
• документы находятся в папках, которые сложно отыскать среди прочих;
• шкафы заставлены чем-то ненужным (папками, техникой и пр.);
• свободное место в офисе занято неработающей техникой: сканером, кассой и т.д.

Сортировка и соблюдение порядка

Система 5С названа так неслучайно. Именно пять шагов должны совершить сотрудники и топ-менеджмент компании, чтобы эффективно организовать рабочее пространство.

• Первый этап — это сортировка.

У многих на рабочих столах скапливаются ненужные предметы — старые черновики, непишущая ручка, сломанный степлер. Среди этого беспорядка сложно быстро найти нужные документы. Для этого нужно разложить все предметы на две стопки — нужное и ненужное.

Затем нужное раскладывается на стопки: «используется часто и постоянно», «используется редко», «почти не используется». На этом сортировка закончена. Если вы сразу не можете определить, нужна вещь или нет, — повесьте на нее красный ярлык с датой и поместите в специальную зону временного хранения.

В моей практике в результате «гениальной» уборки из офисов вывозились целые «Газели» макулатуры, сломанной офисной техники и т.п. В процессе сортировки нужно задавать себе несколько контрольных вопросов: применяется ли предмет в данной зоне, кому он нужен, как часто используется? Если я уберу этот предмет, что-то изменится?

• Следующий этап — соблюдение порядка.

Рабочее пространство должно быть организовано рационально. Главное правило — у каждой вещи есть свое место.

Предмет, который нужен ежедневно, должен лежать под рукой, а то, что необходимо раз в месяц, — на дальней полке. В любом случае информация должна быть в свободном доступе.

Ответьте себе на вопрос: может ли любой ваш сотрудник найти нужный документ в кипе бумаг? Или этой информацией обладает только один-единственный человек?

Чистота, стандартизация и совершенствование

• «Чисто не там, где убирают, а там, где не мусорят» — это принцип третьего этапа — соблюдения чистоты.

Главное — определить критерии уборки и соответствующий график. Чаще всего сотрудники компании сопротивляются на внедрении этого этапа. Они ссылаются на наличие клинингового персонала.

Но ответственность за чистоту своего рабочего места лежит на каждом сотруднике.

Приведем простой пример. Менеджер А оставил на столе беспорядок после рабочей смены. Менеджер В в следующую смену будет вынужден убирать за коллегой, прежде чем приступить к работе. Это влияет и на рабочий настрой, и на психологическую обстановку в коллективе, и в целом на уровень удовлетворенности трудом.

Введите стандарт ежедневной уборки по окончании рабочего дня — не должно оставаться открытых документов, канцелярские принадлежности должны быть убраны, компьютер выключен. Эти правила обговариваются, фиксируются командой, составляются критерии уборки, контрольный лист и график.

• Четвертый этап — стандартизация.

Он нужен потому, что в каждой организации есть «чистюли» и «грязнули». Подавляющее большинство сотрудников — средней чистоплотности. Наша задача — приучать всех без исключения к системе 5С.

Когда мы все привели в порядок, начинаем формулировать стандартные правила для всех сотрудников с элементами визуализации. Все видели надписи с навигацией в ИКЕА — так покупателям проще ориентироваться в большом магазине. В офисах нужно использовать такой же подход. Все сотрудники должны знать, где лежат папки с прошлогодними отчетами или где находится «супермаркет» канцтоваров.

• Пятый этап — совершенствование.

Залог успеха — регулярные аудиты. Сотрудники проверяют рабочие места по чек-листу и выставляют оценки. Здесь присутствует нематериальная мотивация — сотрудники соревнуются за «звание» самого чистого офиса.

До «генеральной уборки» в офисе

…и после

Эти фотографии наглядно демонстрируют результаты внедрения системы 5С в офисе: все инструменты упорядочены и находятся в легкой доступности.

Повторю, система 5С — целая философия, призванная повысить производительность и снизить затраты и потери предприятия. Это наука о том, как управлять пространством, чтобы оно не управляло нами. На развертывание системы 5С может уйти до шести месяцев, но она будет работать только в том случае, если ежедневно задавать себе вопрос: «Можно ли сделать рабочее пространство еще лучше?»

Бизнес

Источник: https://realnoevremya.ru/articles/144937-yaponskaya-sistema-5s

Система 5s – эффективная организация рабочего места

Попробуйте организовать свое рабочее место по системе 5s и увидите, как много всего можно успеть сделать за один рабочий день.

Сегодняшняя статья будет полезна тем людям, которые не знают, как организовать свое рабочее место, чтобы трудиться максимально эффективно. Именно для вас еще в середине ХХ века была придумана великолепная система 5s.

• Не знаю, как вы, а я терпеть не могу беспорядка на рабочем месте.
• Никогда не понимала людей, на рабочем столе которых размещаются живописные завалы из нужных файлов, художественных книг, рекламных брошюрок, конфетных фантиков, чашек с недопитым кофе, дисков, канцелярских принадлежностей, косметики и других немыслимых вещей, которым там вообще нечего делать.
• Я никогда не понимала, как эти засранцы находят что-то в завалах на своем рабочем столе.
• Если вы тоже грешите тем, что захламляете свое рабочее место, но очень хотите исправиться, тогда – вот вам полезные советы от самой организованной нации в мире: японцев.

Что такое 5s система?

1. Экономика Японии очень пострадала во время Второй мировой войны.
2. Эта страна выступала сторонником фашистской Германии, и когда силы союзников одержали победу над гитлеровской коалицией, то инфраструктура и финансово-экономическая система Японии были разрушены практически до основания.

3. И все же, несмотря на безрадостные перспективы, японцы не опустили руки, а начали работать вдвое усерднее, пытаясь вернуть свое государства в качестве сильного игрока на мировую арену.
4. Полезных ископаемых, как и плодородных черноземов в Японии не было, поэтому правительство сделало ставку на промышленность и высокие технологии.

5. Для того чтобы максимально быстро восстановить экономику державы, внедрялись различные новаторские схемы организации рабочего места и производственных процессов.
6. Одной из наиболее эффективных стала 5s система.

7. Она названа так не случайно, потому что именно пять действий должен совершить каждый сотрудник компании (будь то курьер или генеральный директор), чтобы максимально эффективно организовать свое рабочее место.

Кайдзен – не прекращаем совершенствоваться

• В некоторых статьях я встречала поверхностное толкование этой системы.
• Мол, 5s – это практически то же самое, что и регулярная уборка своего рабочего места.
• С одной стороны – это так и есть, но с другой 5s – это не просто методика поддержания своего рабочего пространства в чистоте.
• Это настоящая философия, которая призвана сделать любое производства успешным и малозатратным.

5 этапов 5s системы

Каждый работник, желающий организовать свое рабочее место по системе 5s, должен выполнять 5 этапов, которые обозначаются японскими иероглифами:

1. 整理 (Seiri), что можно перевести, как «сортирование».

   То есть, все имеющиеся на его рабочем месте материалы сотрудник должен поделить на три кучки: очень нужные (те, что используются постоянно в работе), частично нужные (которые используются нечасто) и совершенно ненужные для работы (они никогда вам не пригодятся).

2. 整頓 (Seiton) переводится, как «порядок».

   Вам нужно навести порядок на своем рабочем месте (и самое главное – поддерживать его!) таким образом, чтобы все нужные вам вещи находились в зоне видимости, были легкодоступны (а не покоились под завалами хлама), были максимально удобными в использовании.

   К тому же, следует позаботиться о том, чтобы после применения их можно было запросто вернуть на место, не тратя на это много времени.

3. 清掃 (Seisō).

   С японского это слово переводится, как «уборка».

   Все предельно просто: вы должны регулярно (не раз в месяц, а – каждый день!) убирать свое рабочее место, чтобы оно было чистым и опрятным.

   Дотошные японцы вообще убирают свое рабочее место три раза в день:

   • утром (нужно приходить за 10–15 минут до начала рабочего дня, чтобы протереть пыль и подготовиться к труду);
   • в обед (обычно обеденный перерыв длится 1 час, постарайтесь уложиться в 50 минут, а оставшиеся 10 минут посвятить уборке своего рабочего места);
   • вечерняя (заканчивать свой рабочий день нужно не фразой «Ура-а-а! Наконец-то свободен!», а уборкой, чтобы на утреннее наведение порядка тратить как можно меньше времени).
4. 1. 清潔 (Seiketsu) – «чистота», хотя более популярен другой перевод: «стандартизация».
   2. Дело в том, что японцы – аккуратная и педантичная нация.
   3. Если они внедряют какую-то систему, то без рабочих пошаговых инструкций, составления письменных планов, прописанных бонусов за выполнение предписаний руководителей, не обойтись.
   4. Да и вообще, в любом деле полезно иметь письменные должностные инструкции.
   5. Так вы избежите объяснений балбесов и лентяев, типа «А я не так понял…».
5. • 躾 (Shitsuke), что переводится, как «воспитание».
   • То есть, вы, как руководитель, должны не просто в двух словах объяснить на планерке, что с сегодняшнего дня мы внедряем какую-то японскую систему, а максимально точно, с иллюстрациями и примерами растолковать сотрудникам, чего вы от них хотите, а так же – следить за тем, как они выполняют ваши инструкции.
   • Особо старательных нужно премировать, отстающих – штрафовать.

В чем польза системы 5s?

1. Эта великолепная система пользуется большим спросом не только в Японии, но и в других странах.
2. Сотни тысяч руководителей внедрили в своих компаниях 5s и убедились в эффективности данной системы.
3. Благодаря ее использованию можно добиться:

• Выравнивания показателей по количеству несчастных случаев.Часто именно беспорядок на рабочем месте приводит к травмам и инвалидности.
• Эстетической привлекательности рабочего места, даже если в вашем кабинете стоит простая мебель, да и ремонт бы в нем не мешало сделать.
• • Повышения эффективности рабочего процесса.
  • Вспомните, сколько времени вы тратили каждый раз, пытаясь найти нужный документ среди завалов на своем столе.
  • А как злились, когда нужно было вернуть файл в нижнюю папку, которая покоится под грудой десятка других.
• Уменьшения времени, затрачиваемого на выполнение того или иного задания, причем – не за счет качества, а за счет наведения порядка на рабочем месте.
• 1. Улучшения рабочего климата.
  2. Беспорядок в доме или в офисе негативно влияет на психическое состояние человека.
  3. Не добавляет настроения и необходимость долго копаться, чтобы найти то, что нужно.

• А на видео ниже в картинках представлена система 5s,
• внедренная на заводе в Японии.
• Смотрите и учитесь!
• Попробуйте и вы организовать свое рабочее место по системе 5s, и вы увидите, как много можно успеть сделать на протяжении одного рабочего дня и при этом остаться бодрячком, а не истериком с дергающимся глазом.

• Твиттер

Источник: https://dnevnyk-uspeha.com/rabota-i-karera/sistema-5s-effektivnaya-organizatsiya-rabochego-mesta.html

Японская система организации рабочего места 5S

Toyota знают во всем мире. Японское чудо знаменито тем, что за короткий срок компания превратилась в автомобильного гиганта с чистой прибылью, исчисляемой миллиардами долларов. В чем секрет успеха и можно ли его повторить в современных условиях.

После окончания Второй мировой войны экономика Японии оказалась в весьма плачевном состоянии. Большинство предприятий были закрыты. Инфляция, безработица, отсутствие необходимых товаров, резкое снижение уровня жизни японцев требовали немедленного проведения серьезных реформ и восстановления промышленности.

Неважно шли дела и в японской компании по производству автомобилей Toyota — объемы сборки упали до минимума.

О Toyota заговорили как о японском чуде, ведь за короткий срок она стала автомобильным гигантом с ежегодной чистой прибылью в несколько миллиардов долларов.

Но никакого волшебства здесь не было, просто в компании были разработаны абсолютно новые принципы работы, благодаря которым она стала крупнейшим автомобильным производителем в мире.

Японцы создали самое совершенное оружие — идеальную методику организации производственного процесса. Ее главный принцип основывается на философии бережливого производства и называется Toyota Production System (TPS).

Казалось бы, сотрудники компании должны были бы бережно хранить секрет своего успеха, чтобы им не воспользовались конкуренты. Но они, наоборот, всячески популяризуют свою методику TPS и даже предлагают консалтинговые услуги желающим овладеть ею.

Кроме того, они открыли технологический полигон, где можно ознакомиться с секретами TPS “изнутри”.

И все же никому не удается полностью постичь и воспроизвести уникальные принципы Toyota и сравниться с ней по эффективности. По словам ее руководителей, никто не формулировал их специально. Они сложились внутри компании сами по себе, самостоятельно, они были заложены внутри каждого работника, и понять их и проникнуться ими людям со стороны невероятно сложно.

Японский секрет

Составляющая японской философии бережливого производства — система 5S (или 5С). Благодаря этой системе сотрудникам компании удалось оптимизировать производственный процесс, а значит, и сделать свой труд более эффективным. Суть системы 5S — в правильной организации рабочего места.

“Организация рабочего места” — звучит сухо и невыразительно. Казалось бы, каких таких больших успехов можно добиться, если всего лишь держать свое рабочее место в порядке?! Это так скучно, как и “Копейка рубль бережет”. Наверняка имеется какой-то другой секрет, о котором предпочитают умалчивать!

Мы хотим получить волшебный совет, как быстро стать успешными и богатыми, а нам предлагают углубиться в нудные принципы тайм-менеджмента, один из которых — правильная организация своего рабочего места.

Точно так же, как, заболев, мы ищем волшебную таблетку, которая мгновенно сделает нас здоровыми. И не хотим ничего слышать о здоровом образе жизни, который у многих ассоциируется с ботаниками и занудами.

Тем не менее, японская система 5Sстала необычайно популярной во многих странах мира, и это говорит о том, что она работает! Ее совсем не обязательно применять исключительно на производстве — она прекрасно подходит и для повышения личной эффективности.

В чем же ее суть?

Само название “система 5S” говорит о том, что она состоит из пяти правил, название каждого из которых начинается на букву S (в русском языке – С).

По-японски они звучат следующим образом: Сэири, Сэитон, Сэисо, Сэикэцу, Сицуке. На английском языке так: Sort, Set in order, Shine, Standardize, Sustain.

А на русском так: Сортировка, Соблюдение порядка, Содержание в чистоте, Стандартизация, Совершенствование.

Остановимся на каждом из них подробнее.

Сортировка

Все предметы, находящиеся на рабочем месте, нужно разделить на три категории. В первую нужно включить вещи, которые всегда должны быть под рукой, потому что без них мы просто не сможем работать, — это будут всегда необходимые вещи.

Ко второй категории отнесем вещи, которые могут нам понадобиться, а могут и не понадобиться. То есть мы ими пользуемся, но не всегда. И это будут вещи, которые нужны иногда.

И в третью категорию попадут вещи, которые неизвестно как оказались на нашем столе и непонятно что там делают, потому что для работы они нам совершенно не нужны. Это просто ненужные вещи.

Вещи третьей категории нужно убрать туда, где им место, а вещи первой и второй категории разложить в порядке их надобности. Но об этом — далее.

Соблюдение порядка

Теперь мы должны разложить необходимые вещи и вещи, нужные иногда, так, чтобы было максимально удобно ими пользоваться: чтобы мы не тратили время на их поиск, а могли найти каждую из них быстро и едва ли не с закрытыми глазами и при этом случайно себя не травмировать. И здесь японцы предлагают исходить из 4-х критериев:

1. Нужная вещь должна лежать на видном месте;
2. Она должна лежать так, чтобы до нее можно было легко дотянуться, не вставая со своего рабочего места;
3. Вещь, необходимая для работы, может использоваться на расстоянии, потому что она не предназначена для того, чтобы ее брали в руки, — например, тот же монитор. Если рабочий процесс предполагает параллельную работу с компьютером, то он должен стоять так, чтобы мы периодически не пересаживались в поисках удобного положения, а заняли его сразу;
4. Необходимые предметы должны быть расположены так, чтобы их можно было не только быстро взять, но и так же быстро вернуть на свое прежнее место после того, как они станут не нужны. В противном случае к концу дня наш стол будет загроможден лишними предметами, мешающими отыскать нужную вещь.

Содержание рабочего места в чистоте

Во-первых, его нужно разбить на зоны. Каждая из них будет предназначена для определенной группы предметов: например, все документы займут одну зону, канцелярские принадлежности — другую, компьютерная техника — третью и т. д.

Во-вторых, в течение рабочего дня предметы таки имеют свойство “расползаться” по столу и “прятаться” так, что мы долго не можем их найти. Поэтому не ленимся возвращать их на свое место — лучше это делать в конце рабочего дня. Это займет каких-нибудь пять минут, а сэкономим мы намного больше.

Стандартизация

Она означает то, что вышеперечисленные правила должны восприниматься как некий единый стандарт, обязательный для соблюдения абсолютно всеми работниками.

На предприятиях предлагается закрепить эти стандарты нормативными документами, с которыми должен ознакомиться каждый сотрудник. Если же система 5S используется в личных целях, то ее выполнение зависит от самодисциплины и сильного желания повысить эффективность своей работы.

Стоит сказать, что ни один нормативный документ не заставит человека работать продуктивно, пока он сам внутренне не проникнется необходимостью оптимизировать свой труд.

Они не только сами стараются работать хорошо, но присматривают и помогают другим сотрудникам. И в результате команда работает быстро и слаженно.

Совершенствование

Совершенствование предполагает доведение всех действий до автоматизма — они должны стать необходимой привычкой, когда не нужно будет контролировать их напоминать себе о том, что нужно навести порядок на рабочем столе.

Казалось бы, ничего нового японцы не придумали. Ознакомившись с их “секретами”, мы испытываем разочарование: нам кажется, что над нами просто посмеялись.

Ведь о том, что каждая вещь должна иметь свое место, мы знаем с детства и этому же учим своих детей. Но очевидно, что знать — мало. Секрет в том, чтобы никогда не отступать от этих правил.

Однако практика показывает, что нет ничего сложнее, чем соблюдать простые правила. У японцев это получается так, как ни у кого больше!

Е. Тимошенко

Источник: материалы сайта bbf.ru

Источник: https://blog.iteam.ru/yaponskaya-sistema-organizatsii-rabochego-mesta-5s/