Основные инструменты планирования деятельности человека

Я прочитал множество книг по планированию/тайм-менеджменту и опробовал множество приложений по внедрению этих техник в жизнь (список в конце). И на общее обозрение выношу вытащенные из них инструменты планирования.

Сама суть тайм-менеджмента сводится к тому, чтобы взять список своих дел, что-то с ними сделать и после получить прирост по времени (моё мнение). Под инструментом тайм-менеджмента я подразумеваю некие действия со своими задачами, которые приводят к увеличение свободного времени или сокращению времени на задачу (что суть есть одно и тоже = высвобождение времени). Я даже осмелюсь предложить наглядное неравенство:

Время затрачиваемое на задачу > время затрачиваемое на задачу — экономия времени от инструмента планирования.

И пример для наглядности:

поход в магазин за салфетками + поход в магазин за продуктами > поход в магазин за салфетками и продуктами — время на отдельный поход за продуктами

В данном случае инструмент планирования — группировка задач. Как видно из примера, мы экономим время на одевании + на дороге до магазина, отсюда количество времени, потраченного на эту задачу, реально сокращается. Подобные инструменты я стал искать и внедрять в свою жизнь.

Предлагаю вам свой список инструментов:

1. Хранилище задач

Место, в которое вы можете записать все ваши задачи, чтобы их не забыть. Чем больше ваших хороших идей вы сохраните в хранилище, тем больше шанс, что они не улетучатся из головы и претворятся в жизнь.

Примеры: записи на бумаге, блокнот-органайзер, электронный органайзер.

Прирост по времени за счет своевременной подготовки к делам, за счет уменьшения количества забытых дел и связанных с этим стрессов.

2. Распределение задач

Когда мы записали все свои задачи, то по сути получили просто свалку.

Распределение задач по категориям позволяет понимать, как ту или иную задачу обрабатывать благодаря тому, что мы понимаем, в каком контексте она происходит.

Примеры: деление по сферам жизни (колесо судьбы), деление по месту (дом/работа), деление по одношаговым/многошаговым и актуальным/неактуальным (Getting Things Done).

Прирост по времени за счет понимания, в каком контексте задачу решать, что облегчает осмысление задачи. Тут стоит пояснить, наш мозг решает любую задачу в контексте окружающих эту задачу явлений и если контекст ясен, то и решение ясное, а если нет, то мозгу приходиться каждый раз этот контекст порождать заново, что и удлиняет обдумывание (а порой вызывает желание вовсе не делать). Пример: «сделать проект». Сразу встают вопросы — «Какой проект?» «К какому сроку?», «Почему им вообще нужно заниматься мне?» и т.д. По сути такую задачу делать не хочется, потому что она требует мозговых усилий, прежде чем её можно будет начать делать.

3. Иерархия задач

Большинство желаемых нами результатов — многошаговые, при этом шаги должны выполнятся последовательно, для достижения сначала промежуточных целей, и только в конце цели основной.

Иерархическое расписывание задач позволяет увидеть основные шаги и их взаимосвязь, чтобы в итоге правильно распределить ресурсы и время для достижения каждой подцели.

Примеры: логическое дерево, структура папок и подпапок операционной системы, структура задач в электронном органайзере.

Прирост по времени происходит за счет выбрасывания из жизни нереалистичных проектов или своевременной переделки существующих, так как благодаря иерархии еще на стадии прописывания крупных шагов можно увидеть нереалистичность проекта, сэкономив время на детальное планирование и уж тем более на практические попытки воплотить в жизнь.

4. Детализация задач

Как показывает практика, можно прописать цель проекта по SMART, можно иерархически расписать задачи, но только детализация по конкретным действиям позволяет реально оценить объем работ и требуемых ресурсов, которые необходимы для успеха проекта. Детализация усложняется тем, что со временем поступает новая информация по проекту и конкретные действия меняются.

Примеры: расписывание задачи по значимым действиям, по конкретным действиям, по возможным шагам.

Прирост по времени за счет отсекания проектов, которые сжирают слишком много ресурсов или за счет снижения приоритетности таких проектов. Еще увеличение времени при детализации происходит за счет своевременной подготовки, например продетализировав заказ вы понимаете, что затраченные на изготовление материалы + время не покроют сумму, предложенную вам, хотя на стадии переговоров эта сумма показалась вам огромной.

5. Приоритизация задач

Как только мы детализировано прописали свои задачи, приходит понимание, что всего не успеть.

Как понять, что делать в первую очередь? Нужно расставить приоритеты, чтобы прибыльные проекты получили наши силы и внимание в первую очередь, а активности, которые тратят наши деньги и время попадали в конец списка.

Примеры: выбор приоритетов на основе ценности результатов, жизненных ценностей, срочности, удобства месту или окружению.

Прирост по времени за счет вкладывания в проекты, которые принесут больше денег/статуса/ресурсов, которые в свою очередь увеличат высвобождение времени. Например за счет покупки услуг нянечки, ускорения заключения сделок в связи со статусом и т.д.

6. Группировка задач.

Задачи удобнее делать, если они похожи или физически находятся рядом, группируя задачи таким образом, можно, поехав по магазинам, сразу купить все нужное или начав работать за компьютером сразу поработать над документами, разобрать почту и почистить виндоус, не отвлекаясь на другие дела.

Группировка экономит время и силы.

Примеры: по месту реализации, по ситуации, в которой их нужно делать, по человеку, с которым эти задачи нужно выполнить, по схожести работы, которую нужно проделать.

Прирост по времени за счет снижения затрат на дорогу/психологическую настройку на работу/человека.

7. Созадачность

Некоторые задачи можно выполнять совместно с другими, чаще всего это относиться к чтению, просмотру и прослушиванию чего-либо что и позволяет учиться «на ходу». Не путать с многозадачностью, которая предполагает выполнение нескольких дел сразу.

В созадачности одна из задач «пустая» или «не полная», поэтому вторая дополняет первую, а не заменяет её. Примеры: чтение книги во время ожидания в больнице, аудиокнига во время дороги на работу, велотренажер во время просмотра фильма.

Прирост по времени за счет выполнения 2-х задач одновременно.

8. Делегирование задач

Подумать над тем, какие задачи и каким образом можно передать другим всегда полезно, так как это может очень сильно сэкономить время в последствии. Важно помнить, что все делегированные задачи вам всё равно нужно контролировать.

Примеры: наём помощников, передача части работы коллегам, неисполнение задач, которые все равно сделают без вас.

Прирост по времени за счет выполнения этих задач другими людьми (при условии, что они будут выполнены не хуже вашего).

9. Обзор задач

Любой план должен соответствовать жизни, иначе он не только не способствует, но и мешает человеку. Поэтому периодический обзор своих задач позволяет скорректировать их с учетом изменений.

Этот простой приём позволяет держать в актуальном состоянии ваш план, если вы этого не делаете, то любой долгосрочный план обречен на провал.

Примеры: выезд на природу с осмыслением жизни, чтение своих планов написанных на бумаге с оценкой их реалистичности и актуальности, задача в электронном органайзере, побуждающая уединиться и переоценить значимость ваших задач.

Прирост по времени за счет удаления неактуальных планов, которые были бы вами выполнены без реально на это нужды. Так же прирост за счет своевременного внесения задач, без которых ряд текущих проектов были бы приостановлены.

10. Фокусировка на задаче

Когда вы занимаетесь каким-то делом, ваш мозг настраивается на него, начиная выполнять его лучше и быстрее, но если вы параллельно делаете что-то еще, то этот эффект пропадает.

Собственно многозадачность вредит эффективности мышления, а фокусировка помогает быстрее и, что более важно — разностороннее решать задачи.

Примеры: ставить таймер на выполнение конкретной задачи, выключать телефоны пока выполняется определенная задача, говорить коллегам не отвлекать вас в определенное время.

Прирост по времени за счет ускорения выполнения задачи, благодаря использованию ресурсов мозга на полную без дробления этого ресурса на отвлечения.

11. Календарь событий

В нашей жизни есть достаточно событий, про которые лучше не забывать, начиная от назначенных встреч до дня рождения супруги или супруга. Чтобы не оказаться в неловкой ситуации и планировать свою занятость, лучше записывать все задачи с жесткими датами и временем в одно легкодоступное место.

Примеры: бумага с записями, картонный календарь на стене, календарь на смартфоне.

Прирост по времени за счет отсутствия потерь времени/репутации из-за подготовки к важным датам заранее.

12. Список ежедневных дел

Когда событий и дел в вашей жизни много, то сложно держать всё это в голове. Это часто приводит к ощущению, что вы постоянно не успеваете, что выливается в самобичевание и самоунижение.

В разы удобнее понимать, что вам нужно сделать сегодня, чтобы выполнить все, что реально возможно, с учетом отдыха и времени на себя.

Если у вас есть такой список на каждый день, то очень скоро вы начинаете реалистично оценивать, что можно от себя ждать, а чего не стоит и какой объем работ в сутки вам реально под силу.

Примеры: список в голове, список на бумаге, фильтр в электронном органайзере.

Прирост по времени за счет внутреннего спокойствия и одного места, в которое нужно заглядывать, чтобы оценить объём задач. Так же прирост достигается за счёт учёта списком дел просроченных задач, которые должны были быть выполнены.

13. Напоминания

Наш мозг не справляет с количеством всего, что нужно помнить и, порой, дело не в плохой памяти, а в том что, вы просто сконцентрированы на том, что делаете сейчас, что тоже хорошо. Напоминание позволит вам не забыть важную вещь, особенно если она связанна с конкретным временем.

Примеры: напоминание от друга, стикер с записью, напоминание на телефоне.

Прирост по времени за счет своевременного выполнения задачи, опоздание по которой грозит потерей времени/ресурсов/репутации. Это полный список инструментов, которые я нашел для себя в тайм-менеджменте. Если вы можете предложить еще что-то по содержанию, то я с удовольствием дополню статью и, конечно же, отвечу на ваш комментарий.

Внедрение в жизнь

Мне кажется, первый принцип внедрения в жизнь — это удобство. Если что-то не удобно — привыкнуть к этому не возможно, а значит и в жизнь встроить тоже. Для развития привычек я опираюсь на знания, полученные из книги Чарльза Дахигга «Сила привычки» и на 2 года самообразования в нейрофизиологии и биохимии головного мозга.

Я стараюсь создать связь «знак — привычные действия — награда», где знак — всегда внешний стимул, привычные действия — то, что делаю непосредственно я, награда — то, что мне доставляет приятные эмоции.

Для внедрения всех вышеперечисленных инструментов тайм-менеджмента в жизнь лучше всего подходят приложения, так как именно они позволяют расширить возможности мозга, которые всегда есть куда потратить. В итоге я остановился на одном приложении (не буду называть, так как статья не ради рекламы), которое позволило мне внедрить все инструменты разом.

Самая сложная задача в применении приложения в том, чтобы связать мозг и программу. По моим опросам для многих планирование — это записи на бумажке и если вы зададитесь вопросом «Почему не навороченное приложение?» — ответ прост «оно непривычно!». Поэтому я поделил работу с приложением на 2 стадии:

1. Планирование

При планировании:

Знак: есть вдохновение (желание планировать довольно четко ощущается как внутреннее состояние)

Действие: внесение задач в свои проекты. Награда: в списке дел на день/неделю появляются ясные задачи, которые хочется делать и результат от которых хочется получить.

2. Исполнение

Знак: с утра включив телефон — на виджете список дел. Действие: начать выполнять дела. Награда: приятный звук завершающейся задачи/осознание своей продуктивности.

Еще использовал давно опробованную хитрость: я хвалился всем о том, как я использую приложение (когда люди подбадривают тебя в ответ, это сильнейший способ закрепить привычку, при условии, что ты хвалишься реальными измеримыми результатами. Но если у тебя их нет — фиг тебе, а не похвала).

В итоге, через месяц начал удивляться — «Как другие люди еще не используют столь крутые возможности по управлению своей жизнью?». Что для меня является показателем сформировавшейся привычки. Пользуюсь уже 4-й месяц — полёт нормальный.

Я так же буду благодарен, если вы расскажете свои способы внедрения в жизнь технологий управления временем. Мне очень интересен ваш опыт! С уважением, Голещихин Н.А.

Список книг:

1. Глеб Архангельский «Тайм-драйв» 2. Девид Ален «Getting Things Done» 3. Штаффан Нётеберг «Тайм-менеджмент по помидору» 4. Алексей Толкачев «Экстремальный тайм-менеджмент» + Огромное количество статей Приложения: 1. Mylifeorganized 2. To do list 3. Doit.im 4. Time-master 5. Wunderlist + еще около 10 приложений.

Полное или частичное копирование только с согласия автора.

Источник: https://habr.com/p/320240/

Планирование деятельности — навык вашей эффективности

«Хороший план сегодня лучше очень хорошего плана завтра»
Платон

Время лишь совершенствует нас..

Правильно спланированная работа или другой вид деятельности являются залогом успешного выполнения поставленной задачи и представляют собой инструмент самоорганизации.

Для того чтобы вы могли научиться самостоятельно планировать свое время и деятельность, мы приводим несколько конкретных шагов, которые помогут вам.

Однако, прежде, необходимо разобраться с терминологией и понять, почему так важно правильно планировать свое время и работу. Наверняка, вы знаете, что успешные люди прекрасно владеют инструментом планирования.

Планирование деятельности является одним из секретов успешного человека.

Ниже приведены причины, объясняющие, почему планирование – это важный инструмент в вопросе самоорганизации и самосовершенствования.

Планирование деятельности – это карта вашего дня.
Если вы научитесь планировать свое время и дела с вечера, с наступлением нового дня вы выиграете, как минимум, час времени активной деятельности.

  С вечера вы способны запланировать не только время пробуждения и подъема, но и составить план работы на каждый час следующего дня. Обычно человек, не составивший план действий на день, от одной до пяти минут тратит на то, чтобы определить поле деятельности.

  Но за этот период невозможно верно определить приоритетные задачи и второстепенные, невозможно учесть все то, что нуждается в вашем внимании. Решив составить эффективный план действий, человек, не привыкший к этому, потратит не менее часа рабочего времени.

В процессе он отвлекается, так как мысли переключаются с одного на другое. В итоге, не выполнена ни одна, ни вторая задача. Чаще всего человек торопится выполнить срочные дела. Но срочное не значит действительно важное и значимое для самого человека. Вряд ли срочное дело окажет положительное влияние на последующую жизнь человека.

Одна минута времени, потраченная на планирование своей деятельности, экономит десять минут, потраченных на выполнение поставленной задачи. Таким образом, научившись планировать свою деятельность, вы сможете получать 200 процентов отдачи от вложенной энергии.

Тому, кто привык планировать работу на завтра, не требуется более двенадцати минут, для того чтобы расписать все необходимые дела, распределив их в приоритетном порядке.

Потраченные накануне двенадцать минут дадут вам возможность сэкономить два часа производительности, что, безусловно, качественно повышает уровень продуктивности вашей работы.

Если умножить это время на количество дней в календарном месяце, то получится, что в месяц вы способны экономить до пяти рабочих дней. Здорово, не правда ли!

Планирование деятельности учит правильно определять приоритеты.
Умение верно определять приоритетные направления деятельности помогает обозначать  наиболее важные, перспективные и значимые места.

Часто происходит так, что человек тратит время на то, что ему по душе, на то, что доставляет ему удовольствие. Однако приоритетное место должно быть отведено тому, что необходимо выполнить.

Нежелание концентрироваться и отдавать предпочтение главному приводит к тому, что человеку так и не удается достичь поставленной цели.

Планирование деятельности программирует ум человека.

Вы, наверняка, не раз сталкивались с такой ситуацией, когда в зависимости от того, насколько четко сформулировано ваше желание, оно с большей или меньшей легкостью воплощается в жизнь.

Иногда человек, лишь думает, что ему необходимо выполнить какое-то дело. Но в действительности, он легко может обойтись без этого. Такие дела, обладающие надуманной важностью, имеют низкий приоритет и со временем, совсем исчезают из списка обязательных для выполнения.

Разберем конкретные методы планирования.

Каждый вечер выделяйте время для того, чтобы составить план, в котором будут по степени важности перечислены все дела, которые вам необходимо выполнить. С наступлением нового дня приступайте к выполнению дела, записанного под пунктом 1. Не переходите к последующему заданию, пока не завершите первое.

Соблюдайте очередность выполнения всех записанных вами дел. Не переходите к последующему, не завершив предыдущее. Остановиться и недоделать вы можете лишь в том случае, если вмешиваются обстоятельства, изменить которые вы не в силах. Но и в этом случае приложите все усилия, для того, чтобы как в можно более короткие сроки завершить начатое.

Справившись с одной задачей, приступайте к решению следующей.

Методы и способы планирования.

1. Планирование для начинающих
   Для того чтобы научиться планировать свою работу, на начальном этапе вам понадобится лишь ручка и лист бумаги. Запишите все дела и планы, которые вам необходимо будет выполнить завтра. Дела должны быть распределены по степени важности их выполнения. По мере выполнения каждого пункта, вычеркивайте его из списка. В этом методе нет ничего сложного, но попробовав выполнять свои действия в соответствии с планом, вы удивитесь тому, насколько данный способ эффективен. Данный метод позволяет планировать развитие событий на один предстоящий день. Со временем вы осознаете, что вы можете планировать свою жизнь на гораздо более длительный срок.
2. Улучшение условий планирования
   Для того чтобы улучшить условия, в которых вы планируете предстоящие дела, вам нужно будет приобрести: ежедневник, дневник и календарь планирования. Разберем более подробно.

Ежедневник – специальный блокнот, в котором записаны ваши встречи и необходимые дела на каждый предстоящий день. Вы можете использовать ежедневник также и для того, чтобы фиксировать в нем наиболее важные пункты предстоящего дня, недели или месяца.

Ежедневник дает возможность записывать важные мысли, приходящие в голову.  Следует относиться к ежедневнику как к месту, в котором сосредоточена наиболее важная и значимая информация, касающаяся событий предстоящего дня.

Каждый вечер необходимо выделять время для того, чтобы записать предстоящие события и дела, которые вы будете выполнять на следующий день. Здесь действует одно правило: «Не приступайте к новому дню, не завершив его планирование».

Благодаря этому правилу вы со временем поймете, что в ваших силах планировать не только события предстоящего дня, но и следить за своим здоровьем, улучшать свое благополучие, повышать качество жизни.

Когда вы не планируете предстоящий день, наименьшей потерей станет один час потерянного времени, наибольшей – весь день. Не определив приоритеты, человек приступает к выполнению второстепенных дел. В итоге, он приходит к концу дня с мыслью о том, что весь день потрачен неизвестно на что, а результата нет.

Выводы, связанные с необходимостью использования ежедневника:

1. Внесите упорядоченность в свою жизнь. Составьте подробный план предстоящих дел и событий, которые нужно выполнить на следующий день.
2. Проанализируйте записанное. Распределите дела по степени важности. До того, как вы приступите к выполнению дел, должны быть расставлены четкие приоритеты.
3. Приучайте себя тратить силы только на выполнение важных и значимых дел, которые приведут вас к желаемому результату. Сумев выработать привычку составлять план предстоящего дня, вы сможете на порядок повысить производительность труда.

Дневник – письменный (электронный) носитель, содержащий в себе те мудрые и значимые мысли, которые вы когда-либо встречали в своей жизни. Мудрая идея может исходить практически от любого человека.

Бесценная мысль может прийти к вам в любой момент. Для того чтобы не потерять и не забыть ее, нужен дневник. Не давайте шанса хорошей идее ускользнуть от вас. Великая мысль способна в корне изменить жизнь человека.

Дневник – это такая вещь, которая всегда должна находиться рядом с человеком.

Календарь планирования. Использование календаря планирования (планера) позволяет составлять планы на срок, более длительный, чем один день.

Когда вы понимаете, что планирование на один день эффективно, это значит, что вы можете планировать дела на более длительный срок – неделю.

Действует аналогичное правило: «Не приступайте к делам предстоящей недели, пока не завершите ее планирование».

После этого вы сможете формировать цели предстоящего дня в соответствии с теми, что вы поставили на более длительный срок: три месяца, полгода и год. Возможно, вы думаете сейчас о том, что планирование деятельности отнимает время, вызывает некоторое напряжение.

Но, научившись планировать свою жизнь, вы сможете достичь гораздо более серьезного и весомого результата, чем, если вы не освоите эту науку.  Каждое совершаемое вами действие будет более осмысленным и эффективным по сравнению с незапланированной работой.

Да, вы должны подойти к планированию с чувством ответственности и дисциплинированности. Но, научившись планировать, вы станете хозяином времени. Само по себе планирование помогает более ясно и четко формулировать предстоящие дела, что помогает более быстро реализовать поставленную цель.

Умение постоянно планировать свое время дает возможность определять тот вид деятельности, который обладает более значимыми приоритетами. Это также ведет к повышению эффективности проделанной работы.

статьи по близкие к данной теме:
Управление временем: Практические Советы
Синдром постоянной Нехватки Времени

Источник: http://SamoRealizacia.com/planirovanie/planirovanie-deyatelnosti-navyk-vashej-effektivnosti.html

Планирование деятельности

• Перед тем, как перейти непосредственно к изучению материала, давайте поговорим в общем, что такое планирование деятельности и почему оно столь ценно?
• ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ — активное взаимодействие живого существа с окружающим миром, в ходе которого оно целенаправленно воздействует на объект и за счет этого удовлетворяет свои потребности.
• Планирование — это вид деятельности, связанный с постановкой целей, задач и действий в будущем. Планирование в самом общем виде подразумевает выполнение следующих этапов:

• Постановка целей и задач
• Составление программы действий
• Выявление необходимых ресурсов и их источников
• Определение непосредственных исполнителей и доведение планов до них

В первые дни вы уже прослушали учебную программу по целеполаганию, теперь вы знаете, как формулировать цель. Но между целью и результатом огромное количество работы, которое нужно эффективно организовать.

• принцип необходимости планирования – означает обязательное выполнение планов при выполнении любого вида деятельности.
• принцип единства планов предусматривает разработку такого плана деятельности, в котором отдельные пункты способствуют достижению конечной цели.
• принцип непрерывности планов заключается в том, что процессы планирования, организации и управления своей деятельностью, являются взаимосвязанными между собой и должны осуществляться постоянно и без остановки;
• принцип гибкости планов предполагает возможность корректировки
• принцип эффективности требует разработки такого варианта деятельности, который при существующих ограничениях используемых ресурсов обеспечивает получение наибольшего эффекта/результата.
• принцип оптимальности подразумевает необходимость выбора лучшего варианта
• принцип пропорциональности, т.е. сбалансированный учет ресурсов и возможностей.
• принцип детализации, т.е. степени глубины планирования.

План на день!

Не стоит загонять себя в слишком жесткие рамки и планировать в своем дне такие моменты, как например чистка зубов, план нужен для того чтоб в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться.

Как же делать планирование гибким и комфортным, при этом, чтоб он содержал в себе наиболее полно важные моменты мы это и обсудим.

 Самое главное чтоб план был материальным!!!!!!!! (он может быть в ежедневнике, на бумажном листе или в электроном виде, главное чтоб он был).

Когда же стоит начать планировать свой день с вечера или с утра. Чаще всего планирование происходит с вечера. Но у планирования с утра есть несколько плюсов.

• Планирование дня с вечера. Новый день начинается с достаточно ясной определенной картиной предстоящих дел, так как вечером становится понятно достижение всех задач поставленных на текущий день.
• Планирование с утра. Хорошо сочетается с решением «уточняющих» задач. Например, с уточнение неопределенных встреч.

!!!!! план должен корректироваться в течение дня.

Инструментами планирования может служить как простой листок с карандашом, так и ежедневник, доска с картой задач, электронные версии планировщиков(LeaderTask,) а так же MSOutlook, LotusNotes.

Таблица заполняется вместе с ребятами (приведены примерные ответы)

Планирование дня	Без плана на день
+	—	+	—
Планирование деятельности служит картой дня	Требует определённых временных затрат	Можно решать задачи по мере их поступления	Нет эффективности в будущей деятельности
Планирование деятельности устанавливает приоритеты	Не все задачи можно запланировать	Требует быстрых принятий решений
процесс планирования работы программирует наш ум.

МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ

1. Планирование для новичков

Для самого простого планирования вам достаточно иметь листок бумаги и ручку. На бумаге написать цели и планы на следующий день. И по ходу выполнения вычеркивать сделанные дела. Этот способ очень простой и достаточно эффективный. Этот способ позволяет видеть и планировать вашу жизнь всего лишь на 1 день вперед, что является уже большим плюсом, потому что 80% людей не делают даже этого.

2. Улучшенное планирование

Для улучшенного планирования нам потребуются

1. Дневник
2. Ежедневник
3. Календарь планирования

Алгоритм планирования дня.

При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:

• Жесткие встречи — привязанные к конкретному моменту времени (занятия в школе, тренировки, посещение бассейна).
• Гибкие – не привязанные к жесткому времени. У этой задачи есть срок, но не имеет конкретный момент времени на её исполнение (поход в магазин, уборка в доме).
• «Бюджетируемые» задачи — крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого срока исполнения, но требуемые достаточного количества времени (подготовка к презентации).

Алгоритм следующий:

1. В свободном порядке составьте полный список гибких задач.
2. Определите в списке гибких задач наиболее приоритетные, выделите их ярким цветом, и выполнение начинайте именно с них.
3. Запланируйте жесткие встречи с размещением их на шкалу времени. Для приоритетных задач, требующих достаточно большого временного ресурса на их выполнение, забюджетируйте это время.
4. Время между жесткими встречами начинайте заполнять с выполнением приоритетных задач.

!!!!!!!! Выделяйте 10 минут вечером или утром для того чтоб создать полную карту задач на день.

1. При планировании в ежедневнике используйте разные цвета, стикеры, закладки.
2. Выделяйте 2 – 3 приоритетных задач и начинайте с них
3. Техника планирования «день — неделя».
4. У нас есть целый спектр задач, которые имеют более или менее жесткие сроки их выполнения. Для того чтоб держать все под контролем предлагаем вам такую систему планирования:
5. День – задачи на сегодня
6. Месяц – выполнение которых требует в течение следующий недели или месяца
7. Год – долгосрочные задачи
8. Для того чтоб ваши планы не рухнули нужно не жесткое планирование а жесткое перемещение задач по разделам:
9. Вечером при планировании плана на день посмотрите раздел «Неделя» и все дозревшие для выполнения, наиболее актуальные задачи переносятся в раздел «День»

При планировании следующей недели просматривайте раздел «Год». Все наиболее актуальное переносится в раздел «Неделя».

Такая система не позволит загнать вас в рамки жесткого планирования, не пытаться прописывать будущее слишком детально, с другой стороны нужная задача вспомнится в нужное время за счет просмотра разделов.

Как подводить итоги?

1. В привязке ко времени: 1 раз в неделю, в месяц, в квартал, в год.

Удобнее всего выделить определенный день, дату, когда вы будете заниматься именно подведением итогов. Избавляемся от абстракций: «подведу итоги ближе к концу недели», «после выходных», «перед поездкой на отдых».

Все это позволит вам проконтролировать себя в дальнейшем, а также настроит на серьезное отношение к процессу подведения итогов, а правильный настрой, как известно, уже часть успеха!

2. В привязке к объему работы. Более сложный подход, чем 1-й. Подходит людям с высокой степенью самоорганизованности и мотивации. Запланированный объем работы делим на части, по мере выполнения подводим итоги для каждой из частей и для всего объема в целом. Оптимальнее всего сочетать с привязкой ко времени.

3. В привязке к запланированному. Не перестаем обращаться к запланированным делам. В процессе подведения итогов — планировщик под рукой. Читаем, сравниваем с реально выполненными делами. В первую очередь при подведении итогов указываем то, чего достичь удалось.

При подведении итогов мы получаем:

• объективную картину происходящего в той или иной области нашей жизни (как правило, тщательный анализ и подведение итогов мы проводим для одной из приоритетных сфер нашей жизни)
• видим наши «проблемные» зоны, те, в которых не достигнуты цели, те, где события разворачиваются по незапланированному сценарию. Если за этот же промежуток времени вы провели хронометраж, то наверняка окажется, что затраты времени были распределены некорректно, что тем областям, где есть проблемы, времени уделялось недостаточно.
• подводя итоги, мы видим, где наши возможности были явно переоценены, опять же получаем объективную картину самих себя и наших способностей.
• подведя итоги, мы можем внести изменения в наши дальнейшие планы, с учетом полученной картины, что делает планы все более реалистичными и достижимыми.

Ключевые области

Ключевые области – это несколько основных направлений вашей деятельности. Это главные русла, в которых движется ваша жизнь. Для чего они нужны?

Это поможет увидеть четкую структуру в хаосе дел, и двигаться в жизни более сбалансировано, поддерживая гармонию различных направлений вашей жизни нужно определить. Личность, которая развивается во всех сферах, наиболее успешна. Мало кому интересен человек, который работает только над личностным ростом, но при этом ни с кем не общается и не может выстроить никаких отношений?!

При планировании своей деятельности нужно помнить о всех сферах. Для этого нам нужно разобраться, в какой из сфер мы уже делаем успехи, а какие нам нужно подтянуть. Сейчас мы попробуем вместе с вами это определить.

Для этого нам нужно для начала нарисовать круг и разделить его на 8 частей.

Итак, у вас есть круг, который разделен на 8 частей. Каждая часть это одна из сфер нашей жизни:

• Окружение (друзья, близкие люди, все те, общение с которыми дает нам энергию)

• Карьера (то в чем вы хотите себя реализовать и что вы делаете для этого)

• Финансы (насколько вы финансово свободны)

Теперь когда все сферы были обозначены, нужно оценить по 10 бальной шкале каждую сферу круга. Нулем является центр круга, а край круга это 10. Пройдись по этому Колесу и оцените, насколько вы удовлетворен каждой гранью своей жизни. Ноль – это если совсем все ужасно. Десять – идеал, куда нужно стремиться.

Только когда колесо круглое можно гармонично двигаться по жизни. Но если есть где то провалы, то это мешает тебе быть эффективным в других областях.

После того как мы обозначили сферы и разобрались в степени вашей удовлетворенности каждой для успешного планирования нам нужно рядом с каждым кругом написать конкретные цели на ближайшие два месяца и промежуточные шаги по их достижению. Все те дела, которые сейчас висят на вас, запиши в подходящую сферу. Все, что вы должен и хотел бы сделать – по работе, по дому, в области здоровья, отношений и так далее.

Мы разобрались с ключевыми сферам нашей жизни.

Мы это делали для того, чтоб при планировании нашей деятельности мы не забывали о том, что жизнь это не только карьера, но еще и работа над собой, личностный рост, друзья… Теперь нам остается сделать подробный план, учитывая ваши цели. Возможно, в вашем ежедневном расписании появятся новые каждодневные задачи. А возможно вы уже работаете на их достижения и у вас уже сложившаяся гармоничная личность.

Источник: http://www.rbs-kuzbass.ru/pm-ytim-50del/pm-ytim-2013/150-kat33-2013-8

Три простых (но эффективных) инструмента для планирования и контроля задач | Rusbase

Александр Пряхин, преподаватель GeekBrains и декан факультета веб-разработки GeekUniversity, рассказывает, на какие инструменты нужно обратить внимание руководителю для планирования и контроля тактических и стратегических задач.

Три простых (но эффективных) инструмента для планирования и контроля задач Александр Пряхин

В своей работе руководителя я уже давно привык к тому, что мне нужно держать на контроле множество проектов, задач, багов, идей, да и просто каких-то пожеланий. Помимо этого, у меня есть команда – сплоченный коллектив, где каждый – индивидуальность со своими потребностями, вопросами и проблемами.

Когда я только начинал руководить, я столкнулся со множеством проблем, в числе которых и правильное распределение ресурсов.

Однако на основе этих книг я выработал для себя методики и инструменты, которыми хочу поделиться с вами.

Планируем тактические задачи

Итак, первое правило, которое я для себя выработал: «Не держи ничего в голове». Конечно же, это касается входящих проблем. Нужно быть гением современности с идеальной памятью, чтобы помнить обо всех задачах и их нюансах. Я себя к таковым не отношу и считаю, что глупо надеяться на то, что смогу запомнить все.

Поэтому, как рекомендовал Дэвид Аллен, не нужно держать все в голове. Это засоряет драгоценную «оперативную память» нашего сознания, мешая работать над чем-то здесь и сейчас. Задачи, которые я пытался запомнить, внезапно всплывали в моем сознании в момент работы над совершенно иными вопросами, подобно назойливому баннеру на сайте, отвлекая и разрывая нить размышлений.

Но простое выкидывание задач из памяти тоже вряд ли поможет.

Для организации и контроля нужна система. Снова возвращаясь к началу, отмечу, что допускал ошибку – смешивал тактические задачи со стратегическими. Со временем я стал разделять эти два направления.

Тактические задачи, то есть те, которые нужно решить сегодня/завтра/на неделе, должны быть всегда перед глазами. Я пробовал разные варианты ведения задач, в том числе и инструменты типа Trello или Favro, но для ежедневных вещей не нашел ничего лучше, чем листок А4 и ручка.

Поясню:

• Такой носитель имеет крайне быстрый отклик – мне не нужно переключать окно в ноутбуке, чтобы свериться со списком задач.
• Планирование на бумажке более наглядное и не зависит от интерфейса, навязанного тем или иным решением. Я выбрал для себя недельное расписание, разделяя лист на столбцы и вынося в каждый из них по дню.
• Модель планирования из пункта 2 очень здорово позволяет оценивать его качество. Если задачи остались, значит, я недооценил их или переоценил себя. Если я давно вычеркиваю все пункты к четырем часам дня, значит могу делать больше.
• Этот носитель имеет очень классный психологический эффект. Во-первых, вычеркивание задачи здорово мотивирует – эдакий разовый выброс эндорфинов. Во-вторых, старые списки можно здорово закидывать трехочковым броском в корзину 🙂 Перенос задачек между столбцами в Trello не приносил мне такого удовольствия!

Такой список я заполняю в начале или в конце недели, что позволяет мне даже не держать в голове дела – смотрю на список и вспоминаю, чем мне нужно заняться.

А теперь – стратегические

Но это лишь тактические задачи. Задачи стратегические требуют иного подхода. Они не должны быть всегда под рукой, но в тактическом списке у вас может находиться отсылка к ним, направленная на решение части той или иной масштабной задачи.

Очень часто тактическая задача не зависит только от меня, а завязана на моих коллег, а значит, вполне реальна ситуация, когда мне нужно дать человеку время на то, чтобы он подготовил отчет по вопросу. Также стратегические задачи имеют разный уровень важности, который может меняться со временем, и я должен буду уделять им разное количество времени.

Так, для стратегического планирования я выбрал для себя старый добрый Excel. Формат таков:

Источник: https://rb.ru/opinion/tri-instrumenta/

Инструменты стратегического планирования в проектноориентированной организации

ГЕРЕЕВ Руслан Залимханович магистрант направления «Управление бизнесом» Института экономики и менеджмента Томского государственного университета

ИНСТРУМЕНТЫ СТРАТЕГИЧЕСКОГО ПЛАНИРОВАНИЯ В ПРОЕКТНО­ОРИЕНТИРОВАННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

В условиях нестабильности и непредсказуемости рыночной экономики стратегическое планирование приобретает особо значимую роль в хозяйствовании компании. Научная статья выполнена в рамках изучения основных характеристик инструментов стратегического планирования производственной деятельности на проектно-ориентированном предприятии.

В работе рассматриваются современные инструменты стратегического планирования, используемые отечественными и зарубежными предприятиями. Рассмотрены основные приемы и этапфы стратегического планирования, его цели и задачи, результаты, угрозы осуществлению.

GEREEV Ruslan Zalimkhanovichmagister student of the direction «Business Management» of the Institute of Economics and Management of the Tomsk State University

STRATEGIC PLANNING TOOLS IN A PROJECT-ORIENTED ORGANIZATION

In conditions of instability and unpredictability of the market economy, strategic planning acquires a particularly important role in the management of the company.

The scientific article is made within the framework of the study of the main characteristics of the tools of strategic planning of production activities at the project-oriented enterprise. The paper deals with modern tools of strategic planning used by domestic and foreign enterprises.

The main methods and stages of strategic planning, its goals and objectives, results, threats to implementation are considered.

Keywords: strategic planning, strategic planning tools, project-oriented organization, PEST-analysis, SWOT-analysis, McKenzie matrix, M. Porter's five forces, functional analysis, competition, value chain.

Эффективное управление в современных условиях раз­вития рынка — это необходимое условие совершенствования бизнеса, создания и реализации своих конкретных преиму­ществ. И перед каждым руководителем встают стратеги­ческие вопросы выбора направления развития своего дела и определения его ключевых преимуществ перед другими компаниями-конкурентами.

Выработка такого видения и управление компетенцией предприятия является основной предпринимательской функцией менеджмента компании. Более того, этот аспект актуален в условиях сегодняшней жёсткой конкуренции, где «выживают» только лидеры.

В деятельности современной организации увеличивает­ся роль знаний, информационных потоков, инновационных накоплений, количество информационного взаимодействия работников, формируются структуры, направляющие свою профессиональную деятельность прежде всего на сбор, об­работку и проектную реализацию инновационных знаний. При решении организационных задач все чаще использу­ются информационные проекты, развиваются механизмы формального и неформального сбора, обработки и создания информации, генерируются новые знания, возникают про­ектные идеи в области организации труда, технологий, со­циального менеджмента. В рамках различных научных школ находит обоснование необходимость перехода к проектно­ориентированному информационному типу организации. Современные ученые представляют некоторые сущностные черты нового проектного типа организации.

Представители социального менеджмента отмечают, что в условиях формирования экономики, основанной на знаниях, необходим переход к новому, планово-проектному типу информационной организации.

Новая организация представляется авторами в качестве системы сетей информа­ционных потоков, где деятельность людей направляется на поиск и обработку информации, планирование и внедрение нового социально значимого знания[1].

Проектно-ориентированная организация формируется в результате роста доли в системе функционирования дея­тельности, направленной на разработку и реализацию про­ектов.

Неопределенность задачи проектно-ориентированной организации — это относительный объем информации, кото­рая необходима для обеспечения эффективной разработки заранее намеченных проектов.

«Чем больше степень неопре­деленности, тем больше решений необходимо принимать и тем больший объем информации необходимо обработать.

Теоретически организации имеют ограниченные способно­сти для обработки информации и используют различные методы, чтобы справиться с неопределенностью задач. По­этому изменение этих методов влияет на способность орга­низаций обрабатывать информацию и принимать решения относительно непредвиденных ситуаций»[2].

Несложно заметить, что в соответствии с данным под­ходом процесс формирования проектно-ориентированной организации должен осуществляться на основе анализа соот­ветствия между потребностями, способностями работников, структурой, задачами и целями организации. В то же время в рамках теорий социального менеджмента отсутствуют ис­следования соотношения необходимого развития потребно­стей и способностей работников.

Если в 90-е годы конца XX столетия стратегическое планирование рассматривалось в призме долгосрочного плана развития и определения генеральных целей, то сегодня стратегическое планирование — это целый комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных, прежде всего, на достижение соответствующих параметров хозяйственной деятельности, которым предприятие должно отвечать в будущем в рамках устойчивого функционирования[3].

Одной из современных особенностей стратегическо­го планирования на предприятиях является то, что данный процесс стал отдельным видом деятельности, который про­низывает всю систему управления, начиная от высшего адми­нистративного управленческого звена, заканчивая деятельно­стью отдельных производственных работников, тем самым оказывая значительное влияние на процесс распределения и перераспределения финансовых, трудовых, материальных и других ресурсов. По мнению Боловинцева Ю. Л. проявлению этой особенности способствовали следующие факторы:

• значительное увеличение сложности и числа управ­ленческих задач, обусловленных изменениями процессов во внутренней и внешней организационной среде;
• расширение географических рамок деятельности орга­низаций, необходимость учета специфических особенностей национальных экономик;
• рост ответственности топ-менеджмента наряду со сни­жением эффективности управленческих навыков, приобре­тенных в прошлом периоде;
• усиление нестабильности и рост динамики изменений внешней среды организации, появление новых управленче­ских проблем, свойственных постиндустриальному обществу[4].

Другой ключевой особенностью стратегического плани­рования является переход от адаптивного планирования на предприятиях к планированию стратегии действии на рын­ке.

Иными словами, если в начале 2000-х годов руководители предприятий разрабатывали стратегические планы в рамках адаптации хозяйственной деятельности к характеристикам внешней среды, где в качестве генеральных приоритетов определялись вопросы обеспечения выживаемости пред­приятия, то сегодня стратегические планы многих предпри­ятии ориентированы на реализацию индивидуальных стра­тегии, и в большинстве случае уже нацелены на расширение географических границ рынков сбыта[5].

Большинство исследователей сходятся во мнении, что при проведении стратегического анализа необходимо деком­позировать эту процедуру на два крупных этапа. Оба этапа равнозначно важны для полной и точной оценки стратегиче­ского планирования деятельности предприятия.

На первом этапе необходимо провести анализ внешней среды предпри­ятия, а затем, вторым этапом, — анализ внутренней среды. Данный анализ необходимо проводить до начала разработки стратегии развития предприятия.

При условии правильно­сти подбора значимых факторов и оценке степени их влия­ния на фирму выбор стратегии развития будет правильным и эффективным.

Угрозы для предприятия, кроющиеся во внешней сре­де, выявляются вследствие проведения анализа внешней среды. Все влияющие факторы окружающей среды необхо­димо объединить в несколько разнообразных групп, которые впоследствии подвергнутся анализу. Согласно мнению от­ечественного ученого Мельникова В.П. все факторы внешней среды необходимо объединить в две большие группы:

• факторы макросреды (состояние экономики, полити­ческие процессы, правовое регулирование и др.);
• факторы микросреды (уровень развития отрасли, за­траты, системы сбыта).

Влияние факторов макросреды на предприятие в кра­ткосрочном периоде незначительно, однако в долгосрочной перспективе они могут оказывать значительное влияние. Ко­личество таких факторов достаточно велико, поэтому чаще всего для анализа выбираются конкретные ключевые направ­ления. Наиболее часто используемым методом в анализе факторов макросреды предприятия можно назвать PEST- анализ.

Для более подробного изучения связей организации с внешней средой можно использовать модель пяти сил Пор­тера, особенно популярную среди людей, занимающихся бизнесом.

При использовании этого метода все внимание исследователей сосредотачивается на 5 конкурентных силах, выделенных М.

Анализ микросреды также является немаловажным. В нее входят акционеры, потребители, поставщики, конкурен­ты, кредиторы предприятия и др.

Для анализа микросреды используются такие направле­ния, как структура затрат, организация сбыта, перспективы роста и жизненный цикл, потенциальный и реальный раз­мер отрасли, основные факторы успеха в отрасли. Также ис­пользуется отмеченная выше модель пяти сил конкуренции Портера, которую рекомендуют большинство отечественных и зарубежных ученых.

Стратегический анализ внутренней среды предприятия может быть проведен при помощи разнообразных методов, таких, как статистические, экономико-математические, а так­же метод экспертных оценок.

Анализ «цепочки ценностей» М.

Портера, управленческое обследование и система управ­ленческого анализа Мак-Кинзи можно назвать наиболее ча­сто используемыми методами при проведении стратегиче­ского анализа.

М. Портер в своей концепции «цепочки ценности» вы­делил основные виды деятельности фирмы, которые направ­лены на получение прибыли, делит их на две большие груп­пы: основные и вспомогательные.

Это разделение позволяет выявить конкурентоспособность предприятия по отдельным процессам, происходящим внутри него, определить важ­ность процессов для клиента, что позволяет значительно по­вышать конкурентоспособность.

Анализ по системе Мак-Кинзи предполагает выделять для анализа такие объекты, как: производство, сбыт, марке­тинг, проектирование, технология, обслуживание.

Анализ разрывов или GAP-анализ является не столь по­пулярным, но, тем не менее, действенным методом. Его ре­зультат — определение факта разрыва между возможностями фирмы и ее целями, если таковой имеется, то еще и поиск путей ликвидации разрыва.

Поиск оптимальных пропорций трех составляющих финансового менеджмента (цена, объем, постоянные и пере­менные затраты) является целью CVP-анализа.

Оценить влияние факторов внешней и внутренней сре­ды в комплексе и подвести итог в стратегическом анализе мо­жет SWOT-анализ.

Аудит сильных и слабых сторон окружающей среды предприятия — это первый этап при проведении SWOT- анализа. Информация, полученная в результате этого, по­зволяет дополнить стратегическую матрицу возможностями и угрозами. В результате мы получаем матрицу, которая позволяет определить насколько компания в состоянии ис­пользовать рыночные возможности при негативном воздей­ствии внешних угроз.

SWOT-анализ позволяет разработать стратеги пред­приятия на основе построенной матрицы. Уникальность и неповторимость факторов, составляющих четыре основных компонента SWOT-анализа, обусловленная субъективность мнения оценивающего и индивидуальностью исследуемой компании позволяет отметить, что стратегия, сформулиро­ванная на основе матрицы SWOT, будет уникальной и осо­бенно эффективной.

Следует особо подчеркнуть, что стратегический план — это совокупность согласованных, признанных разумными мероприятий, договоренность о конкретных мерах, которые необходимо осуществить и которые имеют стратегическую важность.

Таким об­разом, речь идет о механизме стратегического партнерства, а именно, о механизме поиска стратегических ориентиров и обеспечения согласованных действий но их достижению.

• Процесс, процедура и технологии стратегического пла­нирования не могут быть абсолютно одинаковыми.
• По нашему мнению, также необходимо учитывать фак­торы потенциального развития, характеризующие уровень используемых технологий на конкретном предприятии, аль­тернативные сценарии и тенденции развития[6].
• После реализации всех этапов формирования стратегии на предприятии осуществляется разработка плана конкрет­ных действий, а также проводится анализ эффективности и результативности, после чего корректируются цели и мето­ды их достижения.
• Подвергая анализу теоретические и практические раз­работки отечественных ученых, можно определить основные препятствия по эффективной интеграции предприятия в мировое хозяйство.

Следует заметить, что быстрая динамика выхода пред­приятия на внешние рынки без надлежащей модернизации производства может иметь негативные последствия. Продви­гаемая на рынок продукция будет неконкурентноспособной как по ценовой характеристике (в значительной степени обу­словленной высокой энергоемкостью производства), так и по характеристике качества.

Чтобы предотвратить негативные последствия глобали­зации, необходимо использовать как внутренние, так и внеш­ние факторы решения этой проблемы.

Пристатейный библиографический список

1. Боловинцев Ю. А. Теоретико-методологические подходы к стратегическому планированию деятель­ности организаций // Российское предпринима­тельство. — 2013. — № 23 (245).
2. Денисенков Н. А. Методика проведения анализа кон­курентоспособности предприятия в рамках проектно­ориентированного подхода в управлении // Управле­ние экономическими системами. — 2016. — № 3.
3. Денисенков Н. А., Краковская И. Н. Сущность кон­цепции проектно-ориентированного управления предприятием // Экономика и предприниматель­ство. 2015. — №1.
4. Ковалев В. И. Форсайт: прогнозирование инноваций или инновации в прогнозах? // Вестник ОмГУ. — 2013. — №2 (68).
5. Крюков С. В. Форсайт: от прогноза к формирова­нию будущего // Пространство экономики. — 2010. — № 3-2. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http: // m/artide/n/forsayt-otprognoza- k-formirovaniyu-buduschego (дата обращения: 04.02.2019)
6. Zahradm£>kova L., Vadk E. Scenarios as a Strong Support for Strategic Planning // Procedia Engineering 69. — 2014.

Источник: https://eurasialaw.ru/nashi-rubriki/yuridicheskie-stati/instrumenty-strategicheskogo-planirovaniya-v-proektnoorientirovannoj-organizatsii